QR-facture pour votre entreprise : ce qu'il faut savoir pour la créer
La QR-facture est valable depuis le 30 juin 2020 et constitue, depuis le 1er octobre 2022, l'unique format pour les factures avec section paiement en Suisse. Elle se compose du Swiss QR Code, de la section lisible et du récépissé, et contient toutes les informations de paiement sous forme lisible par machine dans un seul document.
Comment est structurée une QR-facture ?
La QR-facture est la seule norme de section paiement encore acceptée en Suisse, les anciens bulletins de versement orange et rouge ayant été supprimés au 30 septembre 2022. Il n’existe pas d’obligation légale concernant la QR-facture en tant que telle : la disparition des alternatives en fait la norme de facto. L’émetteur de la norme est SIX Interbank Clearing SA sur mandat de la place financière suisse ; les directives techniques figurent dans les Swiss Payment Standards (SPS) et les Implementation Guidelines QR-facture.
Une QR-facture se compose de trois parties clairement définies :
Swiss QR Code : le support de données lisible par machine, mesurant obligatoirement 46 x 46 mm à l'impression, avec une croix suisse de 7 x 7 mm en son centre. Il encode toutes les données de paiement dans un format aligné sur la norme ISO 20022.
Section lisible : les informations de paiement lisibles par la clientèle, imprimées directement à côté du Swiss QR Code.
Récépissé : la quittance détachable située sur la partie gauche.
Les dimensions sont normalisées : la section paiement mesure 148 mm de large et 105 mm de haut, le récépissé à sa gauche mesure 62 x 105 mm. Ensemble, ils forment une bande de 210 x 105 mm, imprimée au bas d'une page A4 ou sur une page séparée à la fin de la facture. La mise en page standardisée garantit que les solutions de scannage des banques et de la clientèle puissent lire le Swiss QR Code de manière fiable.
Chaque information du code, de l'IBAN à l'adresse, est placée dans un champ de données défini. Si un champ obligatoire est manquant ou mal formaté, le code ne peut pas être traité et le paiement doit être saisi manuellement. C'est précisément pour cela qu'il vaut la peine de bien comprendre la structure avant d'envoyer votre première facture.
Quels sont les champs obligatoires d'une QR-facture ?
Le Swiss QR Code encodant toutes les données de paiement de manière structurée, les champs obligatoires sont clairement définis. Les champs à remplir dépendent du type de référence utilisé. Les Swiss Payment Standards définissent les champs de base suivants :
Champ | Obligatoire / Facultatif |
|---|---|
IBAN ou QR-IBAN de la personne émettrice (compte en CH ou LI) | Obligatoire |
Nom et adresse de la personne émettrice (créancier/créancière), structurés | Obligatoire |
Monnaie (CHF ou EUR) | Obligatoire |
Montant | Facultatif (vide en cas de montant ouvert) |
Référence | Obligatoire avec le QR-IBAN (référence QR, 27 caractères) ; facultatif avec l'IBAN (Creditor Reference selon ISO 11649) |
Communication | Facultatif (max. 140 caractères) |
Nom et adresse de la personne qui paie (débiteur/débitrice), structurés | Facultatif, recommandé |
Important depuis le 21 novembre 2025 : les adresses dans le Swiss QR Code doivent être saisies de façon structurée, c'est-à-dire la rue, le numéro, le code postal et la localité dans des champs distincts. L'ancien type d'adresse combinée, où toutes les lignes d'adresse figuraient dans un champ de texte libre, n'est plus autorisé. Les QR-factures comportant une adresse combinée ne sont plus lues de manière fiable par les solutions de numérisation. Si vous utilisez encore un modèle antérieur à novembre 2025, vérifiez-le.
La nécessité pour une entreprise de faire figurer en plus les indications relatives à la TVA sur la facture dépend de son assujettissement à la TVA. Celui-ci débute à partir d'un chiffre d'affaires annuel mondial de CHF 100’000 (art. 10 LTVA). Les entreprises assujetties à la TVA indiquent généralement sur la facture (art. 26 LTVA) : le nom, le lieu et le numéro de TVA du prestataire, le nom et le lieu de la clientèle, la date ou la période de la prestation, la nature et l'étendue de la prestation, la rémunération ainsi que le taux et le montant de l'impôt. En dessous de cette limite, aucune indication de TVA ne doit figurer sur la facture.
Pour l'en-tête de la facture, la règle suivante s'applique également : toute personne inscrite au registre du commerce doit utiliser sa raison de commerce sur les factures de manière complète et inchangée, exactement telle qu'elle est inscrite (art. 954a CO). Un numéro de facture séquentiel n'est pas expressément prescrit en Suisse, mais il découle de l'obligation de tenir une comptabilité régulière et vérifiable (art. 957a CO) et constitue la norme dans la pratique.
Section paiement sans référence ou avec référence QR : quel type choisir ?
La variante d'IBAN à saisir dans les champs obligatoires dépend du choix du type de référence. Cette différence détermine la facilité avec laquelle vous pourrez ultérieurement attribuer automatiquement les paiements entrants. SIX définit trois variantes : la QR-facture avec référence QR, avec Creditor Reference (SCOR) et sans référence. Pour la plupart des PME, cela se résume à deux choix :
QR-facture sans référence (avec communication)
Base du compte : IBAN standard
Convient pour : faible volume de facturation, factures en EUR
Avantage : champ de texte libre au lieu d'un numéro de référence structuré ; utilisable immédiatement avec l'IBAN existant
Effort de configuration : faible
QR-facture avec référence QR
Base du compte : QR-IBAN (variante d'IBAN spécifique à ce type)
Convient pour : volume de facturation plus important, rapprochement automatique des paiements
Avantage : le numéro de référence structuré à 27 chiffres permet un rapprochement automatique
Effort de configuration : moyen ; le QR-IBAN est délivré par votre banque ou PostFinance
La Creditor Reference selon la norme ISO 11649 constitue un moyen terme : une référence structurée avec un IBAN standard, qui permet également un rapprochement automatique et qui est comprise au niveau international. Les logiciels de comptabilité l'utilisent souvent en l'absence de QR-IBAN.
Si vous émettez peu de factures par mois, optez pour la variante sans référence. Si vous émettez beaucoup de factures et souhaitez automatiser le rapprochement des paiements, la référence QR est plus adaptée. Pour les factures en EUR, depuis février 2026 : seul l'IBAN standard avec Creditor Reference ou avec communication est possible, aucun QR-IBAN n'est autorisé. Et dans tous les cas, le compte bénéficiaire doit être situé en Suisse ou au Liechtenstein ; le débiteur peut, lui, résider à l'étranger.
Le QR-IBAN n'est pas un numéro de compte distinct à ouvrir séparément. Il s'agit d'une variante technique de vos coordonnées bancaires existantes, configurée sur demande par votre banque ou PostFinance. Pour les créateurs et créatrices d'entreprise qui n'ont pas encore de compte bancaire en Suisse, il vaut la peine de demander directement un QR-IBAN lors de l'entretien d'ouverture, si vous prévoyez un volume de facturation élevé.
Comment créer une QR-facture pas à pas ?
Une fois le type de référence et les champs obligatoires connus, la création d'une QR-facture s'effectue en cinq étapes :
Préparer l'IBAN ou le QR-IBAN : munissez-vous du numéro de compte de votre banque commerciale ou, si nécessaire, du QR-IBAN auprès de votre banque ou de PostFinance.
Choisir le type de référence : tranchez entre la QR-facture sans référence (IBAN) et avec référence QR (QR-IBAN) selon les critères mentionnés plus haut.
Remplir les champs obligatoires : renseignez votre adresse sous forme structurée, ainsi que le montant, la monnaie et, selon le type, le numéro de référence ou le texte de communication. Saisissez également l'adresse de la personne qui paie, cela facilite le traitement.
Générer le Swiss QR Code : utilisez pour cela un outil en ligne, l'e-banking de votre banque ou un logiciel de comptabilité doté d'une fonction de génération intégrée.
Intégrer la section paiement selon les normes : insérez la section paiement et le récépissé au bas de la facture (210 x 105 mm), avec une perforation pour le papier ou une ligne de séparation avec le symbole des ciseaux pour le PDF, puis exportez le document au format PDF.
SIX met à disposition les spécifications techniques du Swiss QR Code, que tous les outils de création doivent respecter. Pour vous guider dans le choix de la méthode de création :
Méthode de création | Charge de travail | Recommandé pour |
|---|---|---|
E-banking de la banque (p. ex. ZKB, PostFinance) ou générateur en ligne | Moyenne, manuelle par facture | Jusqu'à env. 5 factures/mois |
Sections paiement préimprimées (à commander auprès de la banque) | Faible lors du remplissage, mais pas d'archivage numérique | Très faible volume, flux de travail papier |
Logiciel de comptabilité | Configuration unique, puis automatique | À partir d'env. 10 à 15 factures/mois |
Si vous utilisez l'e-banking ou un outil en ligne, vous générez la section paiement sous forme de PDF séparé et la joignez manuellement à la facture. Cette méthode fonctionne de manière fiable, mais implique la même procédure pour chaque facture : saisir les données, télécharger le PDF, fusionner les documents. Dès que vous effectuez cette démarche une fois par semaine ou plus, les limites de l'approche manuelle se font vite sentir.
Que doit comporter votre facture en dehors de la section paiement ?
La section paiement ne constitue pas à elle seule une facture complète. Les mentions devant figurer dans l'en-tête de la facture dépendent de l'assujettissement ou non de votre entreprise à la TVA.
Recommandé pour toutes les entreprises (et requis pour une comptabilité conforme au CO) :
Raison sociale complète et adresse (en cas d'inscription au registre du commerce, exactement telle qu'inscrite, art. 954a CO)
Nom et adresse de la clientèle
Date de la facture et date ou période de la prestation
Numéro de facture séquentiel
Description et volume de la prestation, montant
Mentions supplémentaires en cas d'assujettissement à la TVA (à partir de CHF 100’000 de chiffre d'affaires annuel, art. 26 LTVA) :
Numéro de TVA (IDE avec mention TVA, p. ex. CHE-123.456.789 TVA)
Taux d'imposition appliqué
Montant de l'impôt indiqué séparément ou mention « TVA à 8,1 % comprise »
En dessous du seuil de TVA, il est recommandé d'ajouter la mention « Non assujetti à la TVA » sur la facture, bien que cela ne soit pas obligatoire. Un délai de paiement n'est pas non plus prescrit par la loi ; un délai de 30 jours s'est imposé comme norme et facilite les rappels.
Formulez clairement les conditions de paiement dans le texte de la facture : non seulement le délai, mais aussi le compte sur lequel le montant doit être versé. Cela peut sembler évident, mais c'est souvent oublié lors des premières factures, lorsque l'attention se focalise sur la section paiement. Si vous débutez dans la gestion comptable, consultez les bases de la comptabilité pour les PME pour un aperçu synthétique des principales obligations.
Erreurs fréquentes lors de la création d'une QR-facture
Lors de la création d'une QR-facture, les mêmes erreurs reviennent régulièrement. Elles entraînent des retards de paiement ou obligent à une saisie manuelle.
Type de numéro de compte incorrect : renseigner un IBAN standard à la place d'un QR-IBAN pour la référence QR (ou inversement) génère un code invalide. L'IBAN et le QR-IBAN ne sont pas interchangeables.
Montant zéro au lieu d'un champ vide : en cas de montant ouvert, le champ du montant doit rester vide. Un montant de 0.00 est réservé uniquement aux avis portant la mention « NE PAS UTILISER POUR LE PAIEMENT ».
Adresse non structurée : depuis le 21 novembre 2025, seules les adresses structurées sont autorisées (rue, numéro, code postal et localité dans des champs séparés). Les anciens modèles à adresse combinée ne sont plus scannés de manière fiable.
Section paiement non conforme aux normes : des dimensions erronées du Swiss QR Code, l'absence de perforation ou de ligne de séparation, ou encore une disposition décalée contreviennent aux directives de SIX et peuvent empêcher le traitement automatisé.
Oubli des mentions de TVA : les nouveaux entrepreneurs et nouvelles entrepreneures qui dépassent le seuil de chiffre d'affaires de CHF 100’000 oublient fréquemment le numéro de TVA et le montant de l'impôt lors de la première série de factures. L'AFC peut contester ces manquements, et cela complique inutilement la déduction de l'impôt préalable pour votre clientèle.
Lacunes dans la numérotation des factures : établir ses factures manuellement sans gérer rigoureusement leur numérotation expose à des manques dans la série, susceptibles de soulever des questions lors d'un audit ou d'un contrôle de la TVA.
Les logiciels de comptabilité tels que nextesy contrôlent automatiquement ces champs lors de la création et évitent ainsi les erreurs de saisie les plus fréquentes.
Comment générer automatiquement des QR-factures à l'aide d'un logiciel
Si vous établissez plus de quelques factures par mois, vous éviterez ces erreurs plus sûrement grâce à un logiciel de comptabilité pour les PME suisses qui génère automatiquement le Swiss QR Code à partir de l'IBAN ou du QR-IBAN enregistré. Grâce à une solution intégrée, vous gagnez du temps non seulement lors de l'établissement des factures, mais également lors du rapprochement des paiements.
Avantages concrets d'un logiciel par rapport à un outil en ligne manuel :
Génération automatique du Swiss QR Code : le Swiss QR Code est généré automatiquement pour chaque facture à partir des données de base enregistrées, sans saisie manuelle.
Numérotation automatique des factures : le logiciel attribue le numéro de facture séquentiel de manière autonome.
Rapprochement automatique des paiements : les paiements entrants sont automatiquement attribués aux factures ouvertes, évitant toute double saisie en comptabilité.
Aucune connaissance préalable requise : les nouvelles entreprises peuvent commencer immédiatement ; le logiciel vous guide à travers les champs obligatoires et vérifie qu'ils sont complets.
nextesy propose tout cela dès CHF 29 par mois avec le tarif PME. L'intégration de la création de QR-factures, du rapprochement automatique des paiements et de la comptabilité au sein d'un outil unique permet d'éviter les ruptures de médias et le transfert manuel des données de paiement. Si vous utilisez déjà un autre outil, vous pouvez profiter de la migration pour CHF 1 par mois pour assurer la transition.
Pour les créateurs et créatrices d'entreprise sans expérience comptable, la prise en main est particulièrement simple : vous enregistrez une seule fois votre IBAN ou votre QR-IBAN ainsi que vos données de base, et nextesy génère automatiquement le Swiss QR Code au format standardisé pour chaque nouvelle facture. PostFinance SA et la plupart des banques cantonales suisses transmettent les encaissements dans un format directement lisible par nextesy, de sorte que le rapprochement s'opère sans intervention manuelle.
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