Établir une facture en Suisse : étape par étape, avec modèle

Que doit contenir chaque facture suisse ?

Les mentions exigées par la loi dépendent de votre inscription au registre de la TVA. Pour les entreprises assujetties à la TVA, l'art. 26 al. 2 LTVA énumère six éléments qu'une facture doit « en règle générale » contenir. Parmi eux figure le numéro TVA, c'est-à-dire votre IDE suivi de la mention TVA, au format CHE-123.456.789 TVA. Le taux normal de TVA est de 8,1 % (depuis 2024).

Pour les entreprises non assujetties à la TVA, la loi ne prévoit pas de liste. Si vous êtes inscrit au registre du commerce, vous devez toutefois utiliser votre raison sociale sur vos factures de manière complète et inchangée, telle qu'elle est inscrite (art. 954a CO). Et comme chaque écriture doit être justifiée par une pièce traçable (art. 957a CO), les mêmes mentions de base figurent en pratique sur toute facture.

Si vous n'avez pas votre numéro sous la main, vous pouvez consulter à tout moment le registre IDE de l'Office fédéral de la statistique. Pour en savoir plus, lisez notre article sur le numéro IDE sur les factures.

Pour que votre clientèle puisse déduire l'impôt préalable, l'essentiel est que vous soyez inscrit au registre de la TVA et que vous facturiez l'impôt correctement. Une facture complète selon l'art. 26 LTVA est le moyen le plus simple de le prouver. S'il manque une mention, la déduction n'est pas automatiquement perdue : la procédure de TVA applique le principe de la libre appréciation des preuves (art. 81 al. 3 LTVA). Des factures complètes vous évitent toutefois des questions lors d'un contrôle.

Qu'est-ce qui change si vous n'êtes pas assujetti à la TVA ?

Si vous réalisez en une année moins de CHF 100'000 de chiffre d'affaires provenant de prestations imposables en Suisse et à l'étranger, vous êtes libéré de l'assujettissement à la TVA (art. 10 al. 2 LTVA). Pour les associations sportives et culturelles gérées bénévolement ainsi que pour les institutions d'utilité publique, la limite est de CHF 250'000.

Tant que vous n'êtes pas inscrit au registre des assujettis, vous ne pouvez pas mentionner la TVA sur vos factures. Si vous indiquez malgré tout un montant d'impôt, vous le devez à l'Administration fédérale des contributions, même si l'erreur a été commise par méconnaissance. Seule une facture corrigée qui renvoie à la facture initiale et l'annule vous en libère, ou la preuve crédible que la Confédération n'a subi aucune perte fiscale, par exemple parce que votre client n'a pas déduit l'impôt préalable.

Concrètement :

• Pas de TVA sur la facture : ni taux ni montant d'impôt ne figurent sur la facture.

• Pas de numéro TVA : vous ne pouvez pas ajouter la mention TVA après votre IDE. Vous n'êtes pas tenu d'indiquer l'IDE, mais vous pouvez le faire sans cette mention.

• Assujettissement volontaire possible : si vous êtes en dessous du seuil de chiffre d'affaires, vous pouvez renoncer à la libération selon l'art. 11 LTVA et vous inscrire auprès de l'AFC, par exemple si vous avez des montants d'impôt préalable élevés. La renonciation vaut pour au moins une période fiscale.

• Aucune mention nécessaire : la facture n'a pas à préciser que vous n'êtes pas assujetti à la TVA. L'absence de bloc TVA suffit.

Comment une facture est-elle structurée en Suisse ?

Une facture suit une structure qui va de haut en bas, du prestataire au destinataire, et se termine par les coordonnées de paiement. La mise en page est libre, mais l'ordre ci-dessous a fait ses preuves dans la pratique. Les numéros de facture ne sont pas imposés par la loi. Un numéro unique et séquentiel reste toutefois la norme, car il permet de rattacher chaque facture à une pièce comptable. Il peut se composer uniquement de chiffres ou d'une combinaison de lettres et de chiffres, par exemple FA-2026-001.

En-tête

Contenu : les coordonnées de l'expéditeur, c'est-à-dire du prestataire.

Ce qu'il faut indiquer : la raison sociale (exactement telle qu'inscrite en cas d'inscription au registre du commerce) ou le prénom et le nom, l'adresse, le numéro TVA au format CHE-123.456.789 TVA en cas d'assujettissement, et éventuellement un logo.

Erreur fréquente : le numéro TVA manque chez une entreprise assujettie, ou l'IDE figure sans la mention TVA.

Adresse du destinataire

Contenu : les coordonnées du destinataire.

Ce qu'il faut indiquer : le nom et l'adresse complète du client et, pour les clients professionnels, le service ou la personne de contact.

Erreur fréquente : seule la raison sociale est indiquée, sans adresse complète, ce qui pose problème pour l'envoi postal et le rapprochement comptable.

Date et numéro de facture

Contenu : l'identification et l'horodatage de la facture.

Ce qu'il faut indiquer : la date d'émission de la facture et un numéro de facture unique et séquentiel (p. ex. FA-2026-042).

Erreur fréquente : des numéros sont attribués deux fois ou choisis sans système, ce qui complique le rattachement en comptabilité.

Description des prestations et lignes

Contenu : le détail des prestations fournies.

Ce qu'il faut indiquer : la date ou la période de la prestation, la désignation de chaque ligne, la quantité, l'unité, le prix unitaire et le total de la ligne (p. ex. 3 h à CHF 150.00 = CHF 450.00).

Erreur fréquente : la prestation a été fournie sur une autre période que la date de la facture, mais seule la date de la facture y figure.

Sous-total, TVA et total

Contenu : le calcul du montant de la facture.

Ce qu'il faut indiquer : le sous-total (net), le taux et le montant de l'impôt en cas d'assujettissement à la TVA, et le montant total (brut).

Erreur fréquente : la TVA est indiquée alors que vous n'êtes pas assujetti, ou, en cas de plusieurs taux, les lignes ne sont pas attribuées au taux correspondant.

Coordonnées de paiement et délai

Contenu : toutes les informations dont votre client a besoin pour payer.

Ce qu'il faut indiquer : l'IBAN ou le QR-IBAN, le délai de paiement (p. ex. 30 jours net) et, pour une QR-facture, la section paiement avec le récépissé en bas de la page ou sur une page séparée.

Erreur fréquente : le délai de paiement manque. Sans délai convenu, la créance est certes exigible immédiatement (art. 75 CO), mais votre client n'est en demeure qu'après une relance (art. 102 CO). Autre erreur : un QR-IBAN sans référence QR, ou un IBAN ordinaire avec une référence QR. Dans les deux cas, la section paiement n'est pas valable.

Modèle de facture

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, supprimez la mention TVA après l'IDE ainsi que la ligne TVA. Le total correspond alors au sous-total.

Qu'est-ce que la section paiement avec code QR, et quand est-elle nécessaire ?

La section paiement avec code QR a été introduite le 30 juin 2020 et a remplacé les bulletins de versement orange et rouges, qui n'ont plus été traités après le 30 septembre 2022. Elle n'est pas obligatoire selon la loi : vous pouvez aussi indiquer uniquement votre IBAN. Mais si vous souhaitez joindre un bulletin de versement, vous ne pouvez plus vous en passer.

Le Swiss QR Code contient toutes les informations de paiement sous une forme lisible par machine : votre client scanne le code avec son application bancaire et effectue le paiement en quelques secondes. Pour en savoir plus sur la mise en œuvre technique, consultez notre article sur la création de QR-factures pour votre entreprise.

Le standard est défini par SIX pour le compte de la place financière suisse et publié sur paymentstandards.ch. Pour une impression correcte, les dimensions suivantes sont fixes :

En cas d'envoi au format PDF, la section paiement et le récépissé doivent être séparés par des lignes portant un symbole de ciseaux. À la place du symbole de ciseaux, la mention « À détacher avant le versement » au dessus de la ligne est également admise. Depuis le 21 novembre 2025, les adresses dans le Swiss QR Code doivent être structurées, c'est-à-dire que la rue, le numéro, le code postal et la localité figurent dans des champs séparés.

Concernant l'IBAN : une QR-facture fonctionne avec votre IBAN ordinaire (sans référence ou avec une Creditor Reference). Vous n'avez besoin d'un QR-IBAN que si vous souhaitez utiliser la référence QR à 27 chiffres pour le rapprochement automatique des paiements. Le QR-IBAN est différent de votre IBAN ordinaire et est délivré séparément par votre banque.

Word et Excel n'ont pas de fonction intégrée pour le Swiss QR Code. Vous pouvez tout de même créer une QR-facture valable à l'aide d'un complément, ou avec une section paiement générée dans l'e-banking de votre banque puis insérée dans la facture. Mais cela implique un travail manuel pour chaque facture, et les erreurs de taille, de format d'adresse ou de référence n'apparaissent que lorsque le code ne peut pas être lu.

Une personne privée peut-elle établir une facture en Suisse ?

Une personne privée peut établir une facture pour une prestation ponctuelle. Les mentions TVA et l'IDE ne sont alors pas nécessaires. La LTVA ne lie pas l'assujettissement à la forme juridique, mais à l'exploitation d'une entreprise au sens de l'art. 10 LTVA : une activité professionnelle ou commerciale indépendante visant à réaliser des recettes durables, avec un chiffre d'affaires supérieur au seuil de CHF 100'000.

Ce qui s'applique lorsque vous établissez une facture en tant que personne privée :

• Pas de TVA sur la facture : sans inscription auprès de l'AFC, aucune TVA ne peut figurer sur la facture.

• Pas de numéro IDE : les personnes privées n'ont pas de numéro d'identification des entreprises et laissent ce champ vide.

• Indiquer tout de même les mentions de base : le nom, l'adresse, la description de la prestation, la date de la prestation, le montant et les coordonnées de paiement ne sont pas exigés par la loi pour les personnes privées. Sans eux, la facture est toutefois difficile à comprendre et à faire valoir en cas de litige.

• Déclarer le revenu : les honoraires d'une prestation ponctuelle constituent aussi un revenu imposable et doivent figurer dans votre déclaration d'impôt.

• La régularité est déterminante : si vous établissez régulièrement des factures, vous êtes vite considéré comme indépendant. C'est la caisse de compensation AVS qui en décide. Pour un revenu accessoire d'une activité indépendante jusqu'à CHF 2'500 par année civile, les cotisations AVS ne sont perçues que sur demande. En cas de doute, il vaut la peine de vous adresser à la caisse de compensation ou à une fiduciaire avant d'envoyer votre deuxième ou troisième facture.

Comment nextesy crée des factures avec section paiement QR

Si vous établissez plus d'une poignée de factures par mois, un logiciel vous épargne le travail manuel de numérotation, d'indication de la TVA et de création de la section paiement. Dans nextesy, les QR-factures conformes au standard suisse sont entièrement intégrées. Vous transformez vos offres et commandes en facture en un clic.

• Swiss QR Code : vous enregistrez une seule fois votre IBAN ou QR-IBAN et vos données de base, et la section paiement est générée pour chaque facture.

• Numéros de facture séquentiels : nextesy attribue automatiquement les numéros de facture.

• Modèles : le logo, les couleurs, la mise en page, les conditions de paiement et les blocs de texte sont personnalisables.

• Envoi par e-mail : les factures partent directement de nextesy vers votre clientèle, y compris en devises étrangères.

• Décompte de TVA : nextesy prend en charge la méthode effective et la méthode des taux de la dette fiscale nette.

Les fiduciaires gèrent leurs mandants dans le même système et collaborent avec eux en temps réel.