Changer de logiciel de comptabilité : voici comment transférer ta comptabilité depuis bexio ou Klara

Exporte d'abord toutes les données de l'ancien programme et ne résilie qu'ensuite. Choisis une date de référence, idéalement le début de l'exercice comptable, reprends ensuite les soldes d'ouverture et les postes ouverts dans le nouveau logiciel, et conserve les anciennes données sous une forme lisible et vérifiable pendant dix ans.

L'essentiel en bref

• Ordre des étapes : exporter d'abord, résilier ensuite. La durée pendant laquelle tu conserves l'accès après la résiliation est définie par l'ancien fournisseur.

• Date de référence : le début de l'exercice est le moment le plus simple. En cours d'année, c'est aussi possible si tu clôtures la période de TVA en cours dans l'ancien système.

• Conservation : tu dois conserver les livres de commerce et les pièces comptables pendant dix ans à compter de la fin de l'exercice, même après la résiliation.

Dans quel ordre changer de logiciel de comptabilité ?

Exporte d'abord toutes les données, puis résilie l'ancien contrat. Dans le cas contraire, tu risques de ne plus pouvoir accéder au journal, aux pièces justificatives ou aux décomptes TVA après la fin du contrat. La durée de maintien de l'accès après une résiliation varie selon le fournisseur : vérifie donc les conditions contractuelles ou renseigne-toi auprès du support.

Avant l'exportation, clarifie trois points :

• Délai de résiliation : jusqu'à quand dois-tu résilier pour que le contrat prenne fin à la date souhaitée ?

• Fin du contrat : l'abonnement est-il mensuel ou annuel ? Les frais convenus continuent de courir jusqu'à l'échéance du contrat.

• Accès : peux-tu encore consulter ou exporter les données après la fin du contrat ? Pendant combien de temps ?

Configure le nouveau logiciel en parallèle, tant que l'ancien système fonctionne encore. Tu pourras ainsi tester la connexion bancaire, les interfaces et les modèles de factures avant d'effectuer la transition. En règle générale, la clôture annuelle du dernier exercice s'effectue encore dans l'ancien programme ; tu as donc besoin d'y avoir accès jusqu'à ce que ce bouclage soit terminé.

Quelles données dois-tu exporter avant le changement ?

Exporte tout ce dont tu as besoin pour continuer à tenir la comptabilité et pour justifier du respect de l'obligation de conserver les documents. Exporte par exercice comptable, car le délai de conservation court séparément pour chaque année.

Pour exporter et importer des données comptables, deux types de fichiers sont nécessaires. Les formats CSV et Excel servent à l'importation dans le nouveau programme. Les rapports PDF conviennent mieux pour l'archivage, car ils restent lisibles sans l'ancien logiciel. Sauvegarde les deux dans la mesure du possible. Après l'exportation, ouvre quelques fichiers par sondage pour vérifier qu'ils sont complets.

Comment exporter tes données depuis bexio ?

bexio détaille l'exportation dans son propre centre d'aide dans un article sur la sauvegarde locale des données. L'article passe en revue chaque domaine : contacts, ventes, projets et temps, produits, achats, comptabilité, applications et salaires.

• Vente : pour les documents de vente, bexio recommande l'exportation au format PDF ; les listes sont également disponibles au format Excel.

• Comptabilité : le formulaire TVA, le journal TVA, le journal, les extraits de compte, le bilan et le compte de résultat peuvent être téléchargés. Le journal doit être exporté séparément pour chaque exercice comptable.

• Boîte de réception : pour une sauvegarde de tous les fichiers de la boîte de réception, le support bexio propose un export sur demande.

Ce sont les instructions actuelles du centre d'aide bexio (help.bexio.com) qui font foi. Les menus peuvent évoluer au fil des versions.

Où trouver l'export de données dans Klara ?

Klara explique l'exportation dans son centre d'assistance dans l'article « Exportation de données » (support.klara.ch). Tu peux y exporter les données de l'entreprise, les salaires, les rapports comptables, les journaux de caisse, les données clients et le fichier des articles.

• Comptabilité : tu télécharges les rapports au format PDF, la plupart pouvant être filtrés au préalable.

• Données clients et articles : les deux disposent d'une fonction d'exportation dédiée ; le fichier des articles est généré sous forme de fichier Excel.

• Clôture annuelle : après le bouclage, Klara génère les documents clés nécessaires à l'archivage local.

Si tu as besoin de données comptables au format CSV ou Excel pour les importer dans le nouveau logiciel, renseigne-toi auprès du support Klara pour savoir quels exports sont prévus à cet effet.

Quelle date de référence choisir pour la transition ?

Le moment le plus simple est le début de l'exercice comptable. Tu clôtures l'exercice précédent dans l'ancien système et tu démarres dans le nouveau programme avec le bilan d'ouverture : tu reprends les comptes de bilan avec leurs soldes finaux, tandis que les comptes de résultat repartent de zéro. Pour te rafraîchir la mémoire sur ces notions, consulte l'article Les bases de la comptabilité expliquées simplement.

Si la clôture n'est pas encore définitive à la date de référence, saisis des soldes provisoires. Dès que les comptes définitifs sont établis, tu corriges le bilan d'ouverture.

Un changement en cours d'année est également tout à fait possible. Fixe la date de référence à la fin d'un mois ou d'un trimestre qui coïncide avec ta période de décompte de TVA. Saisis les soldes à la date de référence sous forme d'écriture d'ouverture, en intégrant cette fois les comptes de résultat pour que le compte de résultat soit complet à la fin de l'année. Clôture la période de TVA en cours dans l'ancien système et transmets ton décompte à l'AFC dans les 60 jours suivant la fin de la période.

Si tu décomptes la TVA sur une base annuelle, la période de TVA ne se termine qu'avec l'année civile. Changer de système en fin d'année t'évite alors d'avoir à fusionner les données de TVA issues de deux logiciels différents.

Que reprendre dans le nouveau logiciel ?

Pour la gestion courante, tu as besoin des soldes d'ouverture, des postes ouverts, des données de base et des comptes bancaires. Tout le reste est facultatif.

• Soldes d'ouverture : tous les comptes de bilan à la date de référence et, en cas de bascule en cours d'exercice, également les comptes de résultat.

• Postes ouverts : chaque facture client ou fournisseur ouverte individuellement, avec son numéro, sa date, son montant et son échéance, afin de pouvoir attribuer les paiements ultérieurs. Veille à ce que le solde du compte débiteurs ou créanciers ne soit pas comptabilisé à double : une fois par l'écriture d'ouverture et une autre fois via les factures importées.

• Données de base : contacts, articles, plan comptable et codes TVA. Dès novembre 2026, seule l'adresse structurée sera acceptée pour les QR-factures et les paiements. Vérifie donc que la rue, le numéro de maison, le code postal et la localité soient bien importés dans des champs distincts.

• Comptes bancaires : IBAN, QR-IBAN le cas échéant et connexion bancaire. Reprends les mouvements de compte à partir de la date de référence. Mieux vaut ressaisir à neuf les anciens modèles de paiement, car dès le 20 novembre 2026, les paiements sans adresse structurée ne seront plus traités.

Il n'est pas impératif de reprendre les factures déjà réglées ni les anciennes écritures. Elles peuvent rester dans les archives, tant qu'elles y demeurent lisibles et vérifiables. Certains prestataires proposent aussi de migrer l'historique complet lors du transfert de comptabilité. Tu as alors tout regroupé au même endroit, même si les exports de l'ancien système restent tes pièces justificatives de référence.

Que prévoit l'obligation de conservation lors d'un changement de logiciel ?

Tu dois conserver les livres de commerce et les pièces comptables, ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision, pendant dix ans ; ce délai commence à courir à la fin de l'exercice comptable (art. 958f CO). Les documents de l'exercice 2026 doivent donc être conservés jusqu'à fin 2036. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être archivés sous forme écrite et signée. Les livres et les pièces justificatives peuvent être conservés sous forme électronique, à condition que la concordance avec les faits économiques soit garantie et qu'ils puissent être rendus lisibles à tout moment.

L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de commerce (Olico) précise ce que cela implique lors d'une transition :

• Disponibilité (art. 6) : jusqu'à la fin du délai, les personnes autorisées doivent pouvoir consulter et vérifier les documents dans un délai raisonnable.

• Intégrité (art. 3) : toute modification ultérieure doit pouvoir être détectée.

• Migration des données (art. 10) : si tu transfères des données vers un autre format ou sur un autre support d'information, l'exhaustivité, l'exactitude et la lisibilité doivent rester garanties. Le transfert doit faire l'objet d'un procès-verbal, qui est conservé avec les données.

• Instructions de travail (art. 4) : la documentation relative aux processus et aux programmes doit être conservée aussi longtemps que les livres tenus avec ces outils.

En pratique lors d'un changement : les anciennes données doivent rester lisibles et vérifiables, même après la résiliation du contrat. Exporte-les dans leur intégralité et enregistre-les dans un endroit sûr, ou transfère-les dans un système offrant un archivage conforme et vérifiable par les réviseurs. Une exception concerne les immeubles : la loi sur la TVA impose de conserver pendant 20 ans les pièces relatives au dégrèvement ultérieur de l'impôt préalable et aux prestations à soi-même portant sur des biens immobiliers.

Comment contrôler la comptabilité après la transition ?

Vérifie les chiffres dans le nouveau programme, compte par compte, par rapport à l'ancien système. C'est seulement à ce moment que la bascule est réellement terminée.

• Soldes : la balance de vérification à la date de référence doit être parfaitement identique dans les deux systèmes.

• Comptes bancaires : le solde dans le nouveau programme correspond exactement à l'extrait de compte bancaire à la date de référence.

• Postes ouverts : la somme des factures ouvertes concorde avec le solde du compte collectif débiteurs et du compte créanciers.

• QR-facture : génère une facture test à ton attention, scanne-la avec ton application bancaire et contrôle le compte, la référence et l'adresse. Pour tes vérifications, SIX met à disposition un portail de validation du Swiss QR Code.

• Fiduciaire : fais vérifier l'écriture d'ouverture par ta fiduciaire avant de transmettre ton premier décompte TVA depuis le nouveau système.

Quelles erreurs courantes faut-il éviter ?

Presque chaque problème découle d'une étape réalisée trop tôt, trop tard, ou tout simplement omise.

• Résilier avant d'exporter : une fois le contrat terminé, tu te retrouves sans accès au journal, aux justificatifs ou aux données de TVA.

• Période de TVA non clôturée : le chiffre d'affaires et l'impôt préalable d'une même période se retrouvent éparpillés entre deux systèmes.

• Oublier les postes ouverts : impossible d'attribuer les encaissements à des factures, et le suivi des rappels est rompu.

• Oublier de sauvegarder les justificatifs : les écritures sont bien exportées, mais les pièces comptables correspondantes sont manquantes.

• Connexion bancaire et interfaces non testées : des extraits de compte manquent ou sont importés en double, et les outils connectés ne transmettent plus de données.

Comment se déroule la transition vers nextesy ?

Chez nextesy, notre équipe prend en charge la migration de tes données, y compris l'historique. La démarche se déroule en trois étapes :

1. Présenter la facture : tu transmets la facture actuelle de ton ancien fournisseur et tu crées un compte de test.

2. Période restante : jusqu'à l'échéance de ton ancien abonnement, tu ne paies que CHF 1 par mois (tarif Switch) avec un accès complet à toutes les fonctionnalités.

3. Transition : à la fin de l'ancien abonnement, tu passes automatiquement au tarif ordinaire.

La gestion électronique des documents avec archivage est incluse dans chaque formule, et la tenue des livres est conforme aux exigences du CO et de l'Olico. Les données sont hébergées dans des centres de données certifiés en Suisse. Tu peux inviter directement ta fiduciaire afin qu'elle vérifie les écritures d'ouverture. Le support est basé en Suisse et inclus dans chaque formule sans frais supplémentaires. Tu nous fournis les documents nécessaires à notre équipe, tu choisis la date de bascule souhaitée, puis tu rapproches les chiffres avec ton ancien système. Retrouve toutes les options de migration sur les pages Alternative à bexio et Alternative à Klara. Pour découvrir les différences entre les deux solutions, consulte nextesy vs bexio : comparatif des logiciels de comptabilité suisses.

Foire aux questions

Comment passer de bexio ou Klara à un autre logiciel de comptabilité ?

La démarche est identique pour les deux programmes. Tu vérifies d'abord le délai de résiliation et l'échéance du contrat, tu sauvegardes ensuite l'intégralité des données et tu configures le nouveau logiciel en parallèle. Puis tu choisis une date de référence, saisis les soldes d'ouverture et les postes ouverts, et tu effectues le rapprochement des chiffres avec l'ancien système. Ce n'est que lorsque tout concorde et que les exports sont en sécurité que tu résilies. Pour les détails de chaque étape d'exportation, réfère-toi aux pages d'aide officielles de bexio et Klara, car les menus peuvent changer au gré des mises à jour.

Quelles données dois-je exporter avant de changer de logiciel de comptabilité ?

Exporte tout ce qui est nécessaire pour continuer à comptabiliser et pour servir de preuve : plan comptable avec soldes, journal et extraits de compte, contacts, listes des débiteurs et créanciers ouverts, factures et devis, pièces justificatives ainsi que décomptes TVA. Si tu gères des articles, la saisie des temps ou les salaires, ces données doivent également être exportées. Les formats CSV ou Excel conviennent pour l'importation, tandis que les rapports PDF sont recommandés pour l'archivage. Sauvegarde chaque exercice séparément et vérifie par sondage que les fichiers sont complets et lisibles avant de perdre tes accès.

Quel est le meilleur moment pour changer de logiciel de comptabilité ?

Le moment idéal est le début d'un nouvel exercice comptable, soit le 1er janvier si ton exercice correspond à l'année civile. Prévois quelques semaines de battement pour que les exports, le paramétrage et les tests soient achevés avant la date de référence. Une transition en cours d'exercice est également possible, idéalement calée sur la fin d'une période de décompte de TVA. Évite les périodes juste avant une échéance TVA. N'oublie pas non plus que tu devras finaliser le bouclage de l'exercice précédent dans l'ancien système et que tu auras besoin d'y conserver un accès pour cela.

Comment reprendre les soldes et les factures ouvertes dans le nouveau logiciel ?

Saisis les soldes de tous les comptes de bilan à la date de référence sous la forme d'une écriture d'ouverture, par exemple contre un compte de bilan d'ouverture. Importe ou saisis les factures ouvertes individuellement avec leur numéro, date, montant et échéance pour permettre le lettrage des futurs paiements. Le solde du compte débiteurs ou créanciers ne doit apparaître qu'une seule fois : soit via l'écriture d'ouverture, soit par les factures importées. La méthode précise dépend du nouveau logiciel. Enfin, compare les montants avec les états de l'ancien système et fais valider les écritures d'ouverture par ta fiduciaire.

Que prévoit l'obligation de conservation de dix ans lors d'un changement de logiciel ?

Le délai de dix ans s'applique quel que soit le logiciel utilisé. Il commence à courir à la fin de chaque exercice comptable. Pour l'exercice 2026, il court donc jusqu'à fin 2036. Même si tu résilies un abonnement, les documents doivent demeurer consultables et vérifiables jusqu'au terme de ce délai. Tu y parviendras grâce à des exports exhaustifs conservés en lieu sûr ou par une intégration dans des archives conformes aux règles de révision. Pour certains documents liés aux immeubles, la loi sur la TVA exige une conservation pendant 20 ans.

Dois-je payer à double si mon ancien contrat est toujours en cours ?

Un contrat en cours ne prend pas fin avec le changement d'outil, mais à la date convenue contractuellement. D'ici là, tu restes redevable des frais prévus au contrat, même si tu travailles déjà dans le nouveau logiciel. C'est pourquoi il est judicieux de vérifier tôt le délai de résiliation et l'échéance du contrat, puis d'ajuster ta date de référence en conséquence. Certains éditeurs proposent des tarifs de transition valables pendant la durée restante de l'ancien contrat, comme le tarif Switch chez nextesy. Profite du temps restant pour finaliser des exports complets et rapprocher tes chiffres.

Ta prochaine étape

Télécharge dès aujourd'hui les exports de ton dernier exercice clôturé et compare la check-list ci-dessus avec ton contrat. Si tu souhaites découvrir nextesy, teste nextesy gratuitement pendant 14 jours sans carte de crédit, en parallèle de ton ancien système.