Les tâches administratives que l'IA peut prendre en charge pour vous : comptabilité, reçus et plus encore
Aujourd'hui, l'IA peut prendre en charge une grande partie des tâches qui font perdre du temps chaque jour en comptabilité et en administration. Cet article vous montre de quelles tâches il s'agit, comment elles fonctionnent et par où commencer.
Quelles tâches l'IA prend-elle concrètement en charge ?
Les tâches peuvent être réparties en deux groupes : celles qui relèvent directement de la comptabilité et les tâches administratives de routine que l'on retrouve dans presque chaque entreprise, que ce soit en comptabilité, aux RH ou au back-office. Les deux domaines peuvent être automatisés ; il est judicieux de commencer par la comptabilité, car c'est là que la charge de travail manuelle est la plus importante.
Saisie des justificatifs
Ce que l'IA prend en charge : vous téléversez un justificatif sous forme de PDF ou de photo. Le logiciel extrait automatiquement le montant, la date, le taux de TVA et le fournisseur, transforme ces valeurs en données structurées et propose directement le compte approprié. Les QR-factures suisses sont lues directement selon la norme de SIX Group, sans saisie manuelle. Au lieu d'un masque de saisie vide, vous recevez une proposition préremplie que vous confirmez ou modifiez en un clic.
Contrairement à la technologie OCR traditionnelle, qui reconnaît les caractères sans comprendre le contexte, l'IA moderne analyse le contenu d'un document et sait quoi en faire. Cela est particulièrement visible avec les mises en page complexes et les factures en langues étrangères, où les systèmes plus anciens échouent régulièrement. De plus, le système signale activement les anomalies au lieu de les comptabiliser silencieusement de manière erronée.
Exemple concret : une artisane reçoit chaque semaine des factures de fournisseurs dans trois mises en page différentes. Auparavant, elle saisissait chaque facture manuellement. Aujourd'hui, elle les téléverse sous forme de photo ; le logiciel identifie le montant, la TVA et le fournisseur et propose la bonne écriture comptable. La vérification ne prend que quelques secondes.
Rapprochement bancaire
Ce que l'IA prend en charge : le logiciel importe les transactions directement depuis le compte bancaire et attribue à chaque paiement une proposition d'écriture. L'IA reconnaît des schémas récurrents dans vos transactions et propose des règles comptables pour les écritures futures, que vous pouvez accepter, modifier ou refuser. Ces règles se basent sur le bénéficiaire, le montant et les écritures antérieures de l'entreprise. Le système ne se contente pas de comparer des chiffres, mais utilise le contexte des transactions passées pour déterminer la correspondance la plus probable. Plus vous utilisez le logiciel, moins vous avez besoin d'intervenir. Tout ce qu'il vous reste à faire : vérifier les exceptions et les confirmer ou les corriger en un clic.
Exemple concret : un prestataire de services informatiques comptant environ 80 transactions mensuelles passait auparavant une heure chaque lundi matin à effectuer son rapprochement. Après quatre semaines d'assistance par l'IA, la plupart des transactions standard sont traitées automatiquement ; il ne vérifie plus que les exceptions.
Facturation et gestion des rappels
Ce que l'IA prend en charge : l'IA extrait précisément les données des factures, y compris en langues étrangères, et génère des libellés d'écriture en se basant sur le contenu. La gestion des rappels peut être entièrement automatisée, avec des étapes de rappel échelonnées déclenchées selon des délais prédéfinis.
Exemple concret : une consultante ayant une clientèle internationale reçoit des factures en anglais et en français. Le logiciel identifie les champs pertinents quelle que soit la langue et prépare la proposition d'écriture. Les postes ouverts font automatiquement l'objet d'un rappel ; elle n'intervient que si un client réagit expressément.
Gestion des salaires
Ce que l'IA prend en charge : les déductions AVS, AC et LPP ainsi que l'impôt à la source sont calculés sur la base de règles dans une solution de comptabilité salariale. Les déclarations à la caisse de compensation peuvent être transmises par voie électronique ; l'impôt à la source est décompté avec l'autorité fiscale cantonale. Les cas particuliers tels que les éléments de salaire complexes ou les clôtures annuelles nécessitent toujours une courte phase de contrôle par les utilisateurs ou les fiduciaires.
Exemple concret : un restaurant employant six collaborateurs à temps partiel avec des salaires horaires différents établit les décomptes de salaire mensuels en une fraction du temps nécessaire auparavant. Les déclarations à la caisse de compensation sont générées automatiquement ; le gérant vérifie uniquement les montants finaux.
Classement et archivage de documents
Ce que l'IA prend en charge : les systèmes d'IA classent automatiquement les documents par type, les nomment de manière cohérente et les archivent de façon conforme et infalsifiable. Les doublons sont identifiés avant d'être classés. Les documents entrants ne nécessitent plus d'être déplacés manuellement dans des dossiers ou renommés.
Exemple concret : une fiduciaire gérant plusieurs mandats reçoit quotidiennement des documents par e-mail. Le logiciel détecte s'il s'agit d'une facture de fournisseur, d'un extrait de compte ou d'un contrat, renomme le fichier de manière uniforme et l'attribue au bon mandat. La recherche d'anciens justificatifs prend quelques secondes au lieu de plusieurs minutes.
Utilisation en dehors de la comptabilité : le classement de documents ne concerne pas uniquement la comptabilité. Les contrats, les dossiers RH et la correspondance peuvent être gérés avec les mêmes systèmes.
Tri des e-mails et planification des rendez-vous
Ce que l'IA prend en charge : des outils tels que ChatGPT Tasks permettent de configurer des tâches récurrentes sous forme de routines planifiées. L'assistant hiérarchise les e-mails entrants, rappelle les échéances, crée des rappels de réunions et planifie automatiquement les suivis, sans qu'il soit nécessaire de fixer manuellement un rendez-vous à chaque fois.
Exemple concret : une cheffe de projet reçoit une soixantaine d'e-mails par jour. Depuis qu'elle utilise un outil d'IA pour le tri, elle voit d'abord les trois messages qui nécessitent une réponse aujourd'hui ; le reste est regroupé et affiché par ordre de priorité. Les rappels de suivi sont programmés automatiquement.
Utilisation en dehors de la comptabilité : ce principe s'applique aux ventes, au support et partout où d'importants volumes d'e-mails doivent être traités.
Validations et approbations
Ce que l'IA prend en charge : les flux de travail de validation automatisés transmettent directement les demandes à la personne responsable et prévoient une escalade automatique en cas de retard. Grâce à cette approche, le temps de traitement des approbations peut être drastiquement réduit et le délai d'autorisation des dépenses raccourci.
Exemple concret : une PME disposant de trois sites mettait auparavant jusqu'à deux jours pour qu'une approbation de commande passe par toutes les étapes. Grâce à un flux d'approbation automatisé, la demande parvient directement à la personne compétente ; en cas de retard, une relance est déclenchée automatiquement.
Utilisation en dehors de la comptabilité : les flux de travail d'approbation peuvent être appliqués aux demandes RH, aux demandes de vacances et aux commandes internes.
Par quoi vaut-il mieux commencer ?
La saisie des justificatifs et le rapprochement bancaire viennent en premier, car c'est là que la charge manuelle est la plus importante et que le risque initial est le plus faible.
L'ordre recommandé :
Saisie des justificatifs et rapprochement bancaire : gain de temps maximal, risque minimal. Le logiciel extrait les justificatifs, propose les écritures, vous confirmez. Le décompte de TVA conforme à l'AFC s'effectue ensuite presque tout seul.
Traitement des factures et gestion des rappels : l'IA lit précisément les factures, y compris en langues étrangères, et génère des libellés d'écriture sur la base du contenu. La gestion des rappels peut être entièrement automatisée, y compris avec des niveaux de rappel échelonnés.
Gestion des salaires : les déductions AVS, AC et LPP ainsi que l'impôt à la source sont calculés sur la base de règles dans une solution de comptabilité des salaires. Les déclarations à la caisse de compensation peuvent être transmises par voie électronique.
Autres domaines administratifs : le tri des e-mails, les validations et le classement de documents suivent dès que la comptabilité fonctionne de manière stable.
Spécificité suisse : veillez à ce que le logiciel choisi prenne nativement en charge les QR-factures selon la norme SIX, le décompte de TVA pour l'AFC ainsi que les déclarations AVS/AC. Vouloir résoudre ces aspects avec une solution étrangère implique généralement de devoir mettre en place des solutions de contournement superflues. Pour une vue d'ensemble structurée, consultez l'article Introduire l'IA dans l'entreprise.
À quoi devez-vous faire attention en matière de sécurité des données ?
L'IA en comptabilité implique le traitement de données financières sensibles dans le cloud. Les données comptables contiennent des informations personnelles : coordonnées bancaires, données salariales, détails de contrats. Le logiciel choisi doit donc garantir un hébergement des données en Suisse et la conformité avec la LPD. Pour le décompte de TVA auprès de l'AFC, les données doivent en outre être conservées de manière infalsifiable et traçable.
Les solutions logicielles soutenues par Innosuisse font l'objet d'un processus de contrôle de la qualité qui inclut également les exigences en matière de sécurité des données.
Trois questions à poser à votre fournisseur :
Où les données sont-elles hébergées ? Un hébergement des données en Suisse garantit l'application directe de la loi sur la protection des données (LPD).
Mes données sont-elles utilisées pour entraîner le modèle d'IA ? Un prestataire sérieux apportera un « non » catégorique ou proposera une procédure d'opt-in dont vous gardez le contrôle.
Qu'advient-il de mes données après une résiliation ? La réponse doit mentionner un délai d'exportation défini ainsi qu'une procédure claire de suppression.
Comment nextesy prend en charge ces tâches pour vous
Si vous recherchez une solution combinant comptabilité et automatisation administrative conçue pour le marché suisse, nextesy est une plateforme qui rassemble tous les domaines décrits en un seul outil. Développée avec l'expertise en IA de l'ETH AI Center de l'ETH Zurich et soutenue par Innosuisse, nextesy a été pensée dès le départ pour être nativement pilotée par l'IA, sans modules rapportés a posteriori.
Ce que nextesy couvre concrètement :
Reconnaissance de justificatifs guidée par l'IA : le montant, la date, la TVA et le fournisseur sont extraits automatiquement et précomptabilisés. Aucune saisie manuelle requise.
Rapprochement bancaire avec toutes les banques suisses de référence : les transactions sont importées et attribuées automatiquement. Les QR-factures selon la norme SIX sont entièrement intégrées.
Décompte de TVA : la méthode effective tout comme le taux de la dette fiscale nette sont pris en charge. Le décompte pour l'AFC s'effectue sur la base de règles établies.
Gestion des salaires : l'AVS, l'AC, la LPP et l'impôt à la source sont entièrement intégrés. Les certificats de salaire et les déclarations aux caisses de compensation sont établis correctement.
Gestion électronique des documents : l'IA reconnaît, nomme et classe les documents de façon automatique. L'archivage infalsifiable et conforme est inclus dans chaque forfait, sans supplément payant.
Intégration Zefix : les données d'entreprise du registre du commerce suisse sont complétées automatiquement, évitant toute saisie manuelle des informations d'entreprise lors de la création de nouveaux contacts.
Sécurité des données : hébergement des données en Suisse, conforme à la LPD et au RGPD. Aucune connaissance préalable requise, support de qualité suisse disponible par téléphone, WhatsApp et e-mail.
Le prix de départ est de dès CHF 29 par mois pour les PME et dès CHF 19 par mois pour les fiduciaires. Si vous êtes encore engagé auprès d'un autre fournisseur, vous ne payez que CHF 1 par mois pendant cette période. La période d'essai dure 14 jours, sans carte de crédit requise.
