Logiciel fiduciaire en Suisse : ce qui compte pour la gestion des mandats et l'IA

Qu'est-ce qu'un logiciel fiduciaire et en quoi diffère-t-il d'un logiciel de comptabilité classique ?

Un logiciel fiduciaire se distingue d'une solution comptable standard principalement par une caractéristique : la gestion multi-mandats. Un seul compte fiduciaire regroupe tous les mandats, entre lesquels vous pouvez basculer en quelques clics, sans connexions séparées ni exports de fichiers.

Avec un logiciel comptable classique pour entreprise individuelle, chaque mandat conserve sa propre archive de fichiers. La fiduciaire exporte les données, les transmet par e-mail et attend le prochain envoi. Cette rupture de support fait perdre du temps et génère des sources d'erreurs. Les plateformes multi-mandats éliminent ce problème en gérant l'ensemble des mandats sur une base de données partagée. Le client invite directement la fiduciaire dans son compte ; aucun transfert de données par e-mail ni aucun export n'est nécessaire.

nextesy associe la gestion des mandats, l'automatisation par IA et la gestion des salaires sur une seule et même base de données.

Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour un logiciel fiduciaire en Suisse ?

Les fonctionnalités requises pour un logiciel fiduciaire en Suisse dépendent de trois niveaux : la gestion des mandats, la conformité légale et l'automatisation par IA. Un archivage infalsifiable et une tenue des comptes conforme à la loi constituent les exigences minimales pour toute fiduciaire.

Concernant les obligations comptables simplifiées : les entreprises individuelles et les sociétés de personnes ayant réalisé un chiffre d'affaires inférieur à CHF 500'000 lors du dernier exercice ne doivent tenir qu'une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine. Il en va de même pour les associations et fondations non tenues de s'inscrire au registre du commerce, ainsi que pour les fondations dispensées de révision. La tenue d'une comptabilité en partie double reste facultative. En revanche, les Sàrl et les SA sont systématiquement soumises à la comptabilité en partie double avec bilan et compte de résultat. Un logiciel fiduciaire doit prendre en charge ces deux formes de comptabilité.

Comment la fiduciaire et son client collaborent-ils sur un logiciel commun ?

Une gestion efficace des mandats commence lorsque la fiduciaire et ses clients ne s'échangent plus de fichiers par e-mail, mais travaillent simultanément sur les mêmes données. Comme les deux parties utilisent la même base de données, tout le processus d'exportation et d'importation devient superflu.

Concrètement, voici comment cela fonctionne :

• Invitation par le client : Le client invite directement la fiduciaire dans son compte. Aucun transfert de données par e-mail, aucune liste Excel intermédiaire.

• Transmission des justificatifs par le canal de votre choix : Les pièces justificatives sont envoyées par téléversement, e-mail ou WhatsApp. Chaque entreprise dispose d'une adresse e-mail et d'un numéro WhatsApp dédiés à la réception des pièces ; le logiciel les détecte et les traite automatiquement.

• Accès basé sur les rôles : Les rôles pour la comptabilité, la gestion des salaires, la direction de mandat et la révision sont librement combinables. Disposant des droits appropriés, la fiduciaire corrige directement les écritures, sans questions en suspens ni délais d'attente.

Résultat : la fiduciaire et le client ont exactement la même visibilité, sans que personne n'ait à exporter de fichier ou à envoyer une version actualisée. nextesy met en œuvre cette approche sur une base de données commune, combinant collaboration en temps réel avec le client et IA intégrée de bout en bout.

Que peut apporter l'IA dans un logiciel fiduciaire moderne ?

L'IA dans un logiciel fiduciaire n'est pas un simple argument marketing lorsqu'elle permet de reconnaître les pièces comptables, de pré-enregistrer les écritures, de bloquer les doublons et d'automatiser le rapprochement bancaire. Pour les fiduciaires gérant de nombreux mandats, une IA bien intégrée déplace le rôle des spécialistes de la saisie de données vers le contrôle et le conseil.

La chaîne d'automatisation de nextesy comprend cinq étapes :

• Fonction : Reconnaissance des pièces et pré-imputation. Bénéfice pour la fiduciaire : Dès réception, les justificatifs sont automatiquement classés, pré-comptabilisés et archivés, sans saisie manuelle.

• Fonction : Blocage des doublons. Bénéfice pour la fiduciaire : Les justificatifs transmis en double sont automatiquement repérés et bloqués avant même d'arriver en comptabilité.

• Fonction : Rapprochement bancaire automatique. Bénéfice pour la fiduciaire : Le rapprochement des paiements s'effectue avec toutes les banques suisses courantes. L'IA attribue les postes ouverts de manière largement automatisée, avec une précision d'environ 99 % selon les données de nextesy. L'équipe vérifie elle-même les cas particuliers.

• Fonction : Gestion des postes ouverts guidée par l'IA. Bénéfice pour la fiduciaire : Les créances et les dettes ouvertes sont mises à jour en continu ; le suivi manuel n'est plus nécessaire.

• Fonction : Assistant de clôture annuelle. Bénéfice pour la fiduciaire : Les travaux préliminaires de clôture sont en partie automatisés, libérant ainsi plus de temps pour le conseil et l'optimisation fiscale.

Pour découvrir comment l'IA transforme fondamentalement la profession fiduciaire, consultez notre article dédié : comment l'IA transforme le métier de fiduciaire.

Gestion des salaires dans le logiciel fiduciaire : que doit-elle couvrir en Suisse ?

En Suisse, la gestion des salaires pour une fiduciaire va bien au-delà du salaire mensuel : l'AVS, l'AC, la LPP et l'impôt à la source doivent être calculés avec précision et transmis électroniquement. Étant donné que les caisses de compensation AVS, les CAF et les caisses de pension LPP appliquent des procédures de déclaration et des délais différents, le logiciel doit gérer ces processus nativement. Par exemple : les employeurs doivent déclarer les salaires à la caisse de compensation AVS dans les 30 jours suivant la fin de la période de décompte. Cette période correspondant généralement à l'année civile, le délai court ainsi jusqu'au 30 janvier. Vous pouvez évaluer l'impact des déductions salariales sur le salaire net grâce à notre calculateur brut-net.

Une solution complète de paie dans un logiciel fiduciaire suisse couvre :

• AVS et AC : Les cotisations sont calculées en fonction du salaire ; les déclarations électroniques sont transmises directement à la caisse de compensation AVS compétente.

• LPP : Les obligations de déclaration LPP auprès de la caisse de pension sont gérées directement à partir du module de paie.

• Impôt à la source : Les barèmes sont appliqués automatiquement à partir des données de base ; les grilles manuelles ne sont plus nécessaires. L'impôt à la source est décompté auprès de l'administration fiscale cantonale compétente, qui fixe les délais et le format de transmission.

• Paiements des salaires par e-banking : Après validation de votre part, les ordres de paiement des salaires sont transmis directement à l'e-banking. Les écritures sont automatiquement enregistrées dans la comptabilité, sans étape manuelle intermédiaire.

• Swissdec : La certification Swissdec est en cours de préparation pour nextesy.

Pour les administrations fiscales cantonales (impôt à la source) et les caisses de compensation AVS respectives, le respect des délais et du bon format de déclaration est déterminant. Un logiciel fiduciaire intégrant les salaires et la comptabilité sur une même base de données évite la double saisie et réduit les erreurs de rapprochement entre les modules.

Sécurité des données et conformité : que doit garantir le logiciel ?

Un logiciel fiduciaire ne doit pas seulement stocker les données de façon sécurisée ; il doit également garantir techniquement l'archivage infalsifiable selon l'Olico et l'obligation légale de conservation pendant dix ans selon le CO. Les fiduciaires traitant des données de clients tiers, l'hébergement en Suisse et la conformité à la LPD constituent des critères de sélection décisifs.

Lors du choix d'un logiciel, il est recommandé de demander explicitement au fournisseur le lieu d'hébergement des serveurs ainsi qu'une attestation de conformité à l'Olico. Pour savoir comment les fiduciaires peuvent éviter les infractions liées à la protection des données, consultez notre article sur la protection des données en comptabilité.

Comment nextesy soutient les fiduciaires dans la gestion de leurs mandats

nextesy est une plateforme suisse conçue dès le départ autour de l'IA et pensée pour les processus de travail fiduciaires : un compte unique pour tous les mandats, un accès en temps réel aux données pour la fiduciaire et ses clients, et une IA active dès la réception des pièces jusqu'à la préparation du bouclage. Issue d'une start-up de l'ETH Zurich, nextesy stocke ses données dans des centres de données suisses certifiés, en conformité totale avec l'Olico et la LPD/le RGPD.

Un nouveau mandat peut être créé en une minute environ. L'intégration avec Zefix complète automatiquement les informations d'entreprise à partir du registre du commerce, ce qui évite la saisie manuelle des données de base.

Aperçu des fonctionnalités principales :

• L'IA intervient à chaque étape : de la réception des pièces (téléversement, e-mail ou WhatsApp) à la pré-imputation, au blocage des doublons, au rapprochement bancaire et jusqu'à l'assistant de clôture annuelle.

• Gestion des salaires incluant AVS, AC, LPP et impôt à la source ; barèmes d'impôt à la source appliqués automatiquement ; déclarations électroniques transmises à l'AVS, aux CAF et aux caisses de pension LPP.

• Rôles librement combinables pour la comptabilité, la gestion des salaires, la direction de mandat et la révision.

• Tarifs fiduciaires par mandat et par mois : Basic CHF 15, Plus CHF 32, Pro CHF 49, chacun avec un nombre illimité d'utilisateurs. Le module de paie est disponible en option : CHF 5/mois pour un collaborateur, CHF 20/mois pour 2 à 5, CHF 40/mois dès 6 collaborateurs. Tarif de transition à CHF 1/mois pendant la durée de votre contrat actuel ; migration des données historiques incluse.

En savoir plus sur la plateforme et réserver une démo : nextesy pour les fiduciaires.

Pour quels mandats nextesy est-il adapté et quelles sont ses limites ?

Un logiciel fiduciaire dans le cloud répond idéalement aux mandats standards de PME ; pour les grands groupes, les entreprises industrielles ou les mandats comptant bien plus de 100 collaborateurs, une solution ERP complète est recommandée.

Adapté pour nextesy :

• Entreprises individuelles, Sàrl, SA et associations jusqu'à environ 100 collaborateurs par mandat.

• Mandats avec comptabilité simplifiée ou en partie double, assujettis aux règles suisses habituelles de TVA et gestion des salaires soumise à l'AVS, l'AC, la LPP et l'impôt à la source.

• Fiduciaires souhaitant regrouper plusieurs mandats de ce type au sein d'un compte unique et collaborer en temps réel avec leurs clients.

Non adapté :

• Mandats nécessitant des fonctionnalités d'ERP : gestion des stocks complexe, pilotage de production, consolidation de groupe ou structures multi-sites avec comptabilités distinctes.

• Dans ces situations, Abacus Research AG, en tant qu'éditeur suisse de référence pour les ERP, constitue la solution la plus adaptée.

Questions fréquentes

Quel logiciel fiduciaire est recommandé en Suisse ?

Pour les fiduciaires gérant des mandats de PME, les plateformes cloud multi-mandats sont particulièrement recommandées. Elles permettent de centraliser tous les clients dans un seul compte, intègrent la reconnaissance des pièces par IA et couvrent la paie avec l'AVS, l'AC, la LPP et l'impôt à la source. Les critères de choix majeurs incluent l'archivage conforme à l'Olico, un hébergement en Suisse et des rôles d'utilisateurs détaillés. nextesy propose un accès fiduciaire à partir de CHF 15 par mandat et par mois avec utilisateurs illimités et un essai gratuit de 14 jours sans carte de crédit. Pour les mandats nécessitant un ERP complexe, Abacus Research AG reste la référence.

Quel logiciel fiduciaire offre une gestion multi-mandats de plusieurs entreprises ?

Un logiciel fiduciaire multi-mandats permet de gérer tous les dossiers clients au sein d'un compte unique et de passer d'une entreprise à l'autre en quelques clics. Avec nextesy, la création d'un nouveau mandat prend environ une minute ; le client invite directement la fiduciaire, sans nécessité d'exporter des fichiers. La différence clé réside dans le fait que le client bénéficie d'un accès complet aux données en temps réel plutôt que de devoir transmettre des exports périodiques.

La comptabilité assistée par IA vaut-elle la peine pour une fiduciaire ?

Les fonctionnalités d'IA s'avèrent particulièrement rentables pour les fiduciaires traitant un volume important de pièces comptables et de nombreuses écritures récurrentes. La reconnaissance des pièces, la pré-imputation, le blocage des doublons et le rapprochement bancaire automatique réduisent les saisies manuelles, libérant ainsi du temps pour le conseil de clôture et l'optimisation fiscale. Le gain d'efficacité dépend toutefois de l'intégration de l'IA : de simples outils de numérisation isolés apportent bien moins de valeur qu'une chaîne d'automatisation continue, de la réception des pièces jusqu'à l'assistant de bouclage.

Comment la fiduciaire et son client collaborent-ils sur un logiciel fiduciaire ?

Un logiciel fiduciaire moderne connecte la fiduciaire et son client sur une base de données partagée en temps réel : le client transmet ses justificatifs par téléversement, e-mail ou WhatsApp, le logiciel les identifie et les pré-enregistre. La fiduciaire vérifie, rectifie et finalise. Des droits d'accès basés sur les rôles (comptabilité, salaires, direction de mandat, révision) garantissent que chaque intervenant ne consulte et ne modifie que les éléments qui lui sont attribués.

Combien d'efforts demande la transition vers un nouveau logiciel fiduciaire ?

L'effort nécessaire dépend principalement de la migration des données historiques. Avec nextesy, cette migration est incluse ; pendant la période de transition, un tarif spécial de CHF 1 par mois s'applique afin d'éviter tout double abonnement. Changer de logiciel en début d'exercice comptable est plus simple qu'en cours d'année, car moins d'écritures de la période courante doivent être reprises. L'essai gratuit de 14 jours sans carte de crédit permet de tester la solution avant de s'engager. Retrouvez les tarifs actuels et les détails du processus de transition sur nextesy.com/preise-treuhand. Pour entamer directement la transition, rendez-vous sur nextesy.com/ch-de/jetzt-wechseln.