Créer une facture en Suisse : étape par étape avec modèle

Que doit contenir chaque facture suisse ?

Les indications requises par la loi dépendent du fait que vous soyez ou non inscrit au registre de la TVA. Pour les entreprises assujetties à la TVA, l'art. 26, al. 2, LTVA énumère six éléments qu'une facture doit "en règle générale" contenir. En fait partie le numéro de TVA, c'est-à-dire l'IDE avec l'appendice TVA sous la forme CHE-123.456.789 TVA. Le taux normal de TVA s'élève à 8,1 % (depuis 2024).

Pour les entreprises non assujetties à la TVA, la loi ne prescrit pas de liste. Cependant, quiconque est inscrit au registre du commerce doit utiliser sur ses factures sa raison de commerce de manière complète et inchangée, telle qu'elle y est inscrite (art. 954a CO). Et comme chaque écriture doit être appuyée par une pièce justificative vérifiable (art. 957a CO), les mêmes indications de base figurent dans la pratique sur chaque facture.

Le numéro IDE peut être consulté à tout moment dans le registre IDE de l'Office fédéral de la statistique, si vous n'avez pas votre propre numéro sous la main. Pour en savoir plus, consultez l'article Numéro IDE sur les factures.

Pour que vos clients puissent déduire l'impôt préalable, il est décisif que vous soyez inscrit au registre de la TVA et que vous facturiez l'impôt correctement. Une facture complète selon l'art. 26 LTVA en est la preuve la plus simple. Si une indication fait défaut, la déduction n'est pas automatiquement perdue : la procédure de TVA applique la libre appréciation des preuves (art. 81, al. 3, LTVA). Toutefois, des factures complètes évitent des demandes de précisions lors d'un contrôle.

Quelle est la différence si vous n'êtes pas assujetti à la TVA ?

Toute personne qui réalise en un an un chiffre d'affaires inférieur à CHF 100'000 provenant de prestations imposables en Suisse et à l'étranger est libérée de l'assujettissement à la TVA (art. 10, al. 2, LTVA ; pour les sociétés sportives et culturelles gérées de façon bénévole ainsi que les institutions d'utilité publique, la limite est fixée à CHF 250'000). 

Tant que vous n'êtes pas inscrit au registre des personnes assujetties, vous ne devez pas faire mention de la TVA sur vos factures. Quiconque indique malgré tout un montant d'impôt le doit à l'Administration fédérale des contributions, même si l'erreur résulte d'une ignorance. Seule une facture rectificative qui se réfère à la facture initiale et l'annule, ou la preuve crédible que la Confédération n'a subi aucune perte fiscale (par exemple parce que le client n'a pas déduit d'impôt préalable), permet d'en être libéré.

Ce que cela signifie concrètement :

• Pas de mention de la TVA : Ni le taux d'imposition ni le montant de l'impôt n'apparaissent sur la facture.

• Pas de numéro de TVA : Vous ne devez pas utiliser l'appendice TVA après l'IDE. Vous n'avez pas l'obligation d'indiquer l'IDE lui-même, mais vous pouvez le faire figurer sans l'appendice.

• Assujettissement volontaire possible : Quiconque se situe en dessous du seuil de chiffre d'affaires peut renoncer à la libération selon l'art. 11 LTVA et se faire enregistrer auprès de l'AFC, par exemple en cas de montants élevés d'impôt préalable. La renonciation est valable pour au moins une période fiscale.

• Aucune mention nécessaire : La facture n'a pas besoin de mentionner expressément qu'il n'y a pas d'assujettissement à la TVA. L'absence de bloc TVA suffit.

Comment se structure une facture en Suisse ? 

Une facture suit une structure qui va de haut en bas, du prestataire au destinataire, et se termine par les détails de paiement. La mise en page est libre, mais l'ordre ci-dessous a fait ses preuves dans la pratique. Les numéros de facture ne sont pas prescrits par la loi. Un numéro unique et séquentiel reste toutefois la norme, car il permet d'associer chaque facture à une pièce justificative dans la comptabilité. Il peut se composer uniquement de chiffres ou de combinaisons de lettres et de chiffres, par exemple FA-2026-001.

En-tête

• Contenu : Informations de l'expéditeur (le prestataire).

• Ce qui doit y figurer : Nom de l'entreprise (exactement comme inscrit au registre du commerce) ou prénom et nom, adresse, en cas d'assujettissement à la TVA le numéro de TVA au format CHE-123.456.789 TVA, logo en option.

• Erreur fréquente : Le numéro de TVA fait défaut pour les entreprises assujetties, ou l'IDE figure sans l'appendice TVA.

Adresse du destinataire

• Contenu : Informations relatives au destinataire de la prestation.

• Ce qui doit y figurer : Nom et adresse complète du client, et pour les clients professionnels, également le département ou la personne de contact.

• Erreur fréquente : Uniquement la raison de commerce sans l'adresse complète, ce qui pose problème pour les envois postaux et le rapprochement comptable.

Date et numéro de facture

• Contenu : Identification et horodatage de la facture.

• Ce qui doit y figurer : Date d'émission de la facture et un numéro de facture unique et séquentiel (p. ex. FA-2026-042).

• Erreur fréquente : Les numéros sont attribués en double ou choisis sans système, ce qui complique le rapprochement dans la comptabilité.

Description des prestations et positions

• Contenu : Liste détaillée des prestations fournies.

• Ce qui doit y figurer : Date ou période de prestation, désignation de chaque position, quantité, unité, prix unitaire et total de la position (p. ex. 3 h à CHF 150.00 = CHF 450.00).

• Erreur fréquente : La prestation a été fournie à une autre période que la date de la facture, mais seule la date de la facture y figure.

Sous-total, TVA et total

• Contenu : Résumé mathématique du montant de la facture.

• Ce qui doit y figurer : Sous-total (net), en cas d'assujettissement à la TVA le taux d'imposition et le montant de l'impôt, montant total (brut).

• Erreur fréquente : La TVA est indiquée alors qu'il n'y a pas d'assujettissement, ou en cas de taux d'imposition multiples, l'attribution des positions au taux correspondant fait défaut.

Indications de paiement et délai

• Contenu : Toutes les informations dont le client a besoin pour effectuer le paiement.

• Ce qui doit y figurer : IBAN ou QR-IBAN, délai de paiement (p. ex. 30 jours net), et pour la facture QR, la section paiement avec récépissé en bas de page ou sur une page séparée.

• Erreur fréquente : Le délai de paiement fait défaut. Sans délai convenu, la créance est certes exigible immédiatement (art. 75 CO), mais le client n'est en demeure qu'après une mise en demeure (art. 102 CO). Autre erreur : un QR-IBAN sans référence QR, ou un IBAN classique avec référence QR. Dans les deux cas, la section paiement devient non valide.

Modèle type

Sans assujettissement à la TVA, l'appendice TVA après l'IDE ainsi que la ligne de TVA sont supprimés, le total correspond alors au sous-total.

Qu'est-ce que la section paiement QR et quand est-elle nécessaire ?

La section paiement QR a été introduite le 30 juin 2020 et a remplacé les bulletins de versement orange et rouges, qui n'ont été traités que jusqu'au 30 septembre 2022. Elle n'est pas prescrite par la loi : vous pouvez également vous contenter d'indiquer votre IBAN. Toutefois, quiconque souhaite joindre un bulletin de versement ne peut plus y échapper. 

Le Swiss QR Code contient toutes les informations de paiement sous une forme lisible par machine, de sorte que le client scanne le code avec son application bancaire et déclenche le paiement en quelques secondes. Pour en savoir plus sur la mise en œuvre technique, vous trouverez tous les détails dans l'article Créer une facture QR pour votre entreprise.

La norme est définie par SIX pour le compte de la place financière suisse et publiée sur paymentstandards.ch. Pour une impression correcte, des dimensions fixes s'appliquent :

En cas d'envoi par PDF, la section paiement et le récépissé doivent être délimités par des lignes sur lesquelles figure un symbole de ciseaux. Alternativement au symbole de ciseaux, la mention "À détacher avant le versement" au-dessus de la ligne est autorisée. Depuis le 21 novembre 2025, les adresses dans le Swiss QR Code doivent être saisies de manière structurée, c'est-à-dire la rue, le numéro de maison, le code postal et la localité dans des champs séparés.

Pour l'IBAN : une facture QR fonctionne avec votre IBAN habituel (sans référence ou avec Creditor Reference). Seuls ceux qui souhaitent utiliser la référence QR à 27 chiffres pour le rapprochement automatique des paiements ont besoin d'un QR-IBAN. Celui-ci diffère de l'IBAN ordinaire et est délivré séparément par la banque.

Word et Excel n'ont pas de fonction intégrée pour le Swiss QR Code. Il est tout de même possible de créer une facture QR valide à l'aide d'un complément ou avec une section paiement que vous générez dans l'e-banking de votre banque et insérez dans la facture. Cela implique toutefois un travail manuel pour chaque facture, et les erreurs de taille, de format d'adresse ou de référence ne sont remarquées que lorsque le code ne peut pas être lu.

Une personne privée a-t-elle le droit d'établir une facture en Suisse ?

Une personne privée a le droit d'établir une facture pour une prestation unique. Les mentions de TVA et l'IDE sont alors supprimés. La LTVA ne lie pas l'assujettissement à la forme juridique, mais à une entreprise au sens de l'art. 10 LTVA : une activité professionnelle ou commerciale indépendante exercée en vue d'obtenir des recettes durables, et un chiffre d'affaires supérieur à la limite de CHF 100'000.

Ce qui s'applique lors de l'établissement d'une facture en tant que particulier :

• Pas de mention de la TVA : Sans enregistrement auprès de l'AFC, aucune TVA ne doit figurer sur la facture.

• Pas de numéro IDE : Les particuliers n'ont pas de numéro d'identification des entreprises et laissent ce champ vide.

• Indiquer tout de même les informations de base : Le nom, l'adresse, la description de la prestation, la date de la prestation, le montant et les détails de paiement ne sont pas prescrits par la loi pour les particuliers. Toutefois, sans eux, la facture est difficilement vérifiable et difficile à faire valoir en cas de litige.

• Déclarer les revenus : Les honoraires issus d'une prestation unique constituent également un revenu imposable et doivent être inscrits dans la déclaration d'impôt.

• La régularité est déterminante : Quiconque émet régulièrement des factures est rapidement considéré comme exerçant une activité lucrative indépendante. C'est la caisse de compensation AVS qui décide si c'est le cas. Pour une activité indépendante accessoire jusqu'à CHF 2'500 par année civile, les cotisations AVS ne sont perçues que sur demande. En cas de doute, il convient de s'entretenir avec la caisse de compensation ou une fiduciaire avant d'envoyer la deuxième ou troisième facture.

Comment nextesy crée des factures avec section paiement QR

Toute personne qui émet plus d'une poignée de factures par mois gagne du temps en automatisant, grâce à un logiciel, la numérotation, la mention de la TVA et la section paiement. Dans nextesy, les factures QR sont entièrement intégrées conformément aux normes suisses. Vous transformez les offres et les commandes en factures en un seul clic.

• Swiss QR Code : Vous saisissez votre IBAN ou QR-IBAN et vos données de base une seule fois, la section paiement est générée pour chaque facture.

• Numéros de facture séquentiels : nextesy attribue automatiquement le numéro de facture.

• Modèles : Le logo, les couleurs, la mise en page, les conditions de paiement et les blocs de texte sont personnalisables.

• Envoi par e-mail : Les factures sont envoyées directement depuis nextesy aux clients, également en devises étrangères.

• Décompte de TVA : nextesy prend en charge la méthode effective et le taux de la dette fiscale nette.

Les fiduciaires gèrent leurs clients dans le même système et collaborent avec eux en temps réel.