Ces tâches administratives que l'IA prend en charge pour toi : comptabilité, justificatifs et bien plus

Quelles tâches l'IA prend-elle concrètement en charge ?

Les tâches se divisent en deux groupes : celles qui relèvent directement de la comptabilité et les routines administratives générales, communes à presque toutes les entreprises, que ce soit en comptabilité, aux RH ou au back-office. Les deux domaines peuvent être automatisés ; il est judicieux de commencer par la comptabilité, car c'est là que la charge manuelle est la plus importante.

Saisie des justificatifs

Ce que l'IA prend en charge : Vous téléversez un justificatif sous forme de PDF ou de photo. Le logiciel extrait automatiquement le montant, la date, le taux de TVA et le fournisseur, convertit ces valeurs en données structurées et suggère directement le compte approprié. Les factures QR suisses sont lues directement selon la norme de SIX Group, sans saisie manuelle. Au lieu d'un masque de saisie vide, vous obtenez une proposition pré-remplie que vous confirmez ou ajustez en un clic.

Contrairement à la technologie OCR traditionnelle, qui reconnaît les caractères mais ne comprend aucun contexte, l'IA moderne lit le contenu d'un document et sait ce qu'il convient d'en faire. Cela se vérifie particulièrement avec les mises en page complexes et les factures en langues étrangères, où les anciens systèmes échouent régulièrement. De plus, le système signale activement les anomalies au lieu de les comptabiliser silencieusement de manière erronée.

Exemple concret : Une artisane reçoit chaque semaine des factures de fournisseurs sous trois présentations différentes. Auparavant, elle saisissait chaque facture manuellement. Aujourd'hui, elle les téléverse sous forme de photo ; le logiciel identifie le montant, la TVA et le fournisseur, puis propose l'écriture comptable adéquate. La vérification ne prend que quelques secondes.

Rapprochement bancaire

Ce que l'IA prend en charge : Le logiciel importe les transactions directement depuis le compte bancaire et attribue chaque paiement à une proposition d'écriture. L'IA identifie des modèles dans vos transactions et suggère des règles d'imputation pour les écritures futures, que vous pouvez accepter, adapter ou refuser. Elles se basent sur le destinataire, le montant et les écritures antérieures de l'entreprise. Le système ne se contente pas de comparer des chiffres : il utilise le contexte des transactions passées pour déterminer la correspondance la plus probable. Plus vous utilisez le logiciel, moins vous avez besoin d'intervenir. Il ne vous reste qu'à vérifier les exceptions et à confirmer ou corriger en un clic.

Exemple concret : Un prestataire informatique comptant environ 80 transactions mensuelles passait autrefois une heure chaque lundi matin à effectuer son rapprochement. Après quatre semaines d'assistance par l'IA, la plupart des transactions standard sont traitées automatiquement ; il ne vérifie plus que les exceptions.

Facturation et gestion des rappels

Ce que l'IA prend en charge : L'IA extrait avec précision les factures, y compris en langues étrangères, et génère des libellés d'écriture basés sur leur contenu. La gestion des rappels peut être entièrement automatisée, avec des niveaux de relance échelonnés qui se déclenchent selon des délais définis.

Exemple concret : Une consultante ayant une clientèle internationale reçoit des factures en anglais et en français. Le logiciel identifie les champs pertinents quelle que soit la langue et prépare la proposition d'écriture. Les postes ouverts font l'objet d'un rappel automatique ; elle n'intervient que si un client réagit expressément.

Gestion des salaires

Ce que l'IA prend en charge : Les déclarations de salaires AVS/AC et l'impôt à la source sont intégrés dans une solution complète de comptabilité des salaires. Le décompte fonctionne sur la base de règles ; les caisses de compensation reçoivent les déclarations de manière correcte et dans les délais. Les cas particuliers, tels que les éléments de salaire complexes ou les clôtures annuelles, nécessitent toujours une brève phase de contrôle par les utilisateurs ou le fiduciaire.

Exemple concret : Un restaurant employant six collaborateurs à temps partiel avec des salaires horaires différents établit les décomptes de salaire mensuels en une fraction du temps nécessaire auparavant. Les déclarations à la caisse de compensation sont générées automatiquement ; le propriétaire ne contrôle que les montants finaux.

Classement et archivage des documents

Ce que l'IA prend en charge : Les systèmes d'IA classent automatiquement les documents par type, les nomment de manière cohérente et les archivent de façon sécurisée et conforme aux exigences d'audit. Les doublons sont détectés avant d'être archivés. Il n'est plus nécessaire de déplacer manuellement les documents entrants dans des dossiers ou de les renommer.

Exemple concret : Un fiduciaire gérant plusieurs mandats reçoit quotidiennement des documents par e-mail. Le logiciel détecte s'il s'agit d'une facture fournisseur, d'un extrait de compte ou d'un contrat, nomme le fichier de manière uniforme et l'attribue au bon mandat. Rechercher d'anciens justificatifs prend des secondes au lieu de minutes.

Application en dehors de la comptabilité : Le classement de documents ne concerne pas uniquement la comptabilité. Les contrats, les dossiers RH et la correspondance peuvent être gérés avec les mêmes systèmes.

Tri des e-mails et planification des rendez-vous

Ce que l'IA prend en charge : Des outils comme ChatGPT Tasks permettent de configurer des tâches récurrentes sous forme de routines planifiées. L'assistant hiérarchise les e-mails entrants, rappelle les échéances, crée des rappels de réunions et planifie les suivis automatiquement, sans devoir fixer manuellement un rendez-vous à chaque fois.

Exemple concret : Une cheffe de projet reçoit environ 60 e-mails par jour. Depuis qu'elle utilise un outil d'IA pour le tri, elle voit d'abord les trois messages qui nécessitent une réponse aujourd'hui ; le reste est regroupé et affiché par ordre de priorité. Des rappels de suivi sont automatiquement définis.

Application en dehors de la comptabilité : Ce principe s'applique à la vente, au support et partout où d'importants volumes d'e-mails sont traités.

Validations et approbations

Ce que l'IA prend en charge : Des flux de validation automatisés transmettent directement les demandes à la personne responsable et les escaladent automatiquement en cas de retard. Grâce à cette approche, le temps de traitement des approbations peut être considérablement réduit et le délai de validation des dépenses raccourci.

Exemple concret : Une PME disposant de trois sites mettait auparavant jusqu'à deux jours pour qu'une approbation de commande passe par toutes les étapes. Avec un flux de travail automatisé, la demande parvient directement à la personne compétente ; en cas de retard, une escalade se déclenche automatiquement.

Application en dehors de la comptabilité : Les flux de validation peuvent être appliqués aux demandes RH, aux demandes de congé et aux commandes internes.

Par où commencer au mieux ?

La saisie des justificatifs et le rapprochement bancaire viennent en premier, car c'est là que le temps passé manuellement est le plus élevé et le risque initial le plus faible. 

L'ordre recommandé :

1. Saisie des justificatifs et rapprochement bancaire : Gain de temps maximal, risque minimal. Le logiciel extrait les pièces justificatives, suggère les écritures, vous confirmez. Le décompte de TVA conforme à l'AFC s'exécute ensuite presque tout seul.

2. Traitement des factures et gestion des rappels : L'IA lit les factures avec précision, y compris en langues étrangères, et génère des textes d'écriture basés sur le contenu. La gestion des rappels peut être entièrement automatisée, incluant des niveaux de relance échelonnés.

3. Gestion des salaires : Les déclarations de salaires AVS/AC et l'impôt à la source sont pris en compte dans une solution complète de gestion des salaires. Le décompte s'effectue selon des règles prédéfinies ; les caisses de compensation reçoivent les annonces correctement et dans les délais.

4. Autres domaines administratifs : Le tri des e-mails, les validations et le classement de documents suivent dès que la comptabilité fonctionne de manière stable.

Spécificité suisse : Assurez-vous que le logiciel choisi prend en charge nativement les factures QR selon la norme SIX, le décompte de TVA pour l'AFC et les déclarations AVS/AC. Vouloir résoudre ces points avec une solution étrangère implique généralement la création de solutions de contournement superflues. Pour une vue d'ensemble structurée, consultez l'article Introduire l'IA dans l'entreprise.

À quoi devez-vous faire attention concernant la sécurité des données ?

L'IA en comptabilité implique que des données financières sensibles soient traitées dans le cloud. Les données comptables contiennent des informations personnelles : coordonnées bancaires, données salariales, détails contractuels. Le logiciel choisi doit donc garantir un stockage des données en Suisse et la conformité à la LPD. Pour le décompte de TVA auprès de l'AFC, les données doivent en outre être conservées de manière infalsifiable et traçable.

Les solutions logicielles soutenues par Innosuisse font l'objet d'un processus qualité qui intègre également les exigences de sécurité des données.

Trois questions à poser à votre prestataire :

• Où les données sont-elles stockées ? Un stockage des données en Suisse garantit l'application directe de la Loi sur la protection des données (LPD).

• Mes données sont-elles utilisées pour entraîner le modèle d'IA ? Un prestataire sérieux apportera ici un « non » catégorique ou proposera une procédure d'opt-in que vous pouvez contrôler.

• Qu'advient-il de mes données après une résiliation ? La réponse doit mentionner un délai d'exportation défini et une procédure claire de suppression.

Comment nextesy prend ces tâches en charge pour vous

Pour qui cherche une solution couvrant la comptabilité et l'automatisation administrative pour le marché suisse, nextesy offre une plateforme qui réunit tous les domaines décrits dans un seul outil. Développée avec le savoir-faire en IA de l'ETH AI Center de l'ETH Zurich et soutenue par Innosuisse, nextesy est nativement conçue pour l'IA dès le départ, sans être un simple ajout artificiel.

Ce que nextesy couvre concrètement :

• Reconnaissance des justificatifs guidée par l'IA : Le montant, la date, la TVA et le fournisseur sont automatiquement extraits et pré-imputés. Plus aucune saisie manuelle.

• Rapprochement bancaire avec toutes les banques suisses pertinentes : Les transactions sont importées et associées automatiquement. Les factures QR selon la norme SIX sont entièrement intégrées.

• Décompte de TVA : La méthode effective comme le taux de la dette fiscale nette sont pris en compte. Le décompte pour l'AFC s'exécute selon les règles applicables.

• Gestion des salaires : L'AVS, l'AC, la LPP et l'impôt à la source sont pleinement intégrés. Les certificats de salaire et les déclarations aux caisses de compensation sont établis correctement.

• Gestion électronique des documents : L'IA détecte, nomme et classe automatiquement les documents. L'archivage infalsifiable est inclus dans chaque forfait, et non sous forme de module complémentaire payant.

• Intégration Zefix : Les données d'entreprise du registre du commerce suisse sont complétées automatiquement, évitant toute saisie manuelle des informations d'entreprise lors de la création de nouveaux contacts.

• Sécurité des données : Stockage des données en Suisse, conformité à la LPD et au RGPD. Aucune connaissance préalable requise, support de standard suisse par téléphone, WhatsApp et e-mail.

Le prix de départ est à partir de CHF 29 par mois pour les PME, et à partir de CHF 19 par mois pour les fiduciaires. Les entreprises ayant déjà un contrat en cours chez un autre fournisseur ne paient que CHF 1 par mois pendant cette période. La période d'essai est de 14 jours, sans carte de crédit requise.