UID-Nummer Schweiz: Das musst du zu Aufbau, Suche und Verwendung auf Rechnungen wissen

Was ist die UID-Nummer und wofür wird sie verwendet?

Die UID ist die zentrale Kennnummer, mit der Schweizer Unternehmen gegenüber Behörden auftreten. Eingeführt wurde sie 2011 mit dem Bundesgesetz über die Unternehmens-Identifikationsnummer (UIDG); bis Ende 2013 hat sie die früheren Nummern wie die alte Handelsregisternummer und die sechsstellige MWST-Nummer abgelöst. Das UIDG schuf die Rechtsgrundlage dafür, dass eine einzige Nummer alle Behördenbeziehungen abdeckt, von der Steuerverwaltung über die AHV-Ausgleichskassen bis zum Handelsregister.

Die UID gilt für alle aktiven Unternehmen in der Schweiz, unabhängig von der Rechtsform. Sie kommt bei Einzelfirmen, GmbH, AG, Vereinen und Stiftungen zum Einsatz. Verwaltungsstellen, die die UID nutzen, sind unter anderem die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV), das Bundesamt für Statistik (BFS) selbst und sämtliche kantonalen Handelsregisterämter.

Die UID ermöglicht folgende Zwecke:

• Eindeutige Identifikation gegenüber allen Schweizer Behörden

• Grundlage für die MWST-Nummer bei steuerpflichtigen Unternehmen

• Nachweis der Unternehmensexistenz gegenüber Geschäftspartnern

• Pflichtangabe auf Ausgangsrechnungen MWST-pflichtiger Betriebe

Wie ist die UID aufgebaut?

Das Format CHE-123.456.789 folgt einer festen Logik: CHE ist das ISO-Länderkürzel der Schweiz, die acht nach dem Zufallsprinzip vergebenen Ziffern sind nicht sprechend, und die neunte Ziffer ist eine Prüfziffer, berechnet aus den ersten acht.

Neben der offiziellen Standardform CHE-123.456.789 akzeptiert die ESTV auch die Darstellungen CHE 123 456 789 und CHE123456789. Die MWST-Nummer entsteht, indem dem Format ein Leerzeichen und der Zusatz «MWST» (Deutsch), «TVA» (Französisch) oder «IVA» (Italienisch) folgt. Der englische Zusatz «VAT» ist laut ESTV im Schweizer Kontext nicht erlaubt. Aufbau und Sprachzusätze sind in der UID-Verordnung (UIDV) geregelt; die verschiedenen Schreibvarianten entsprechen der Praxis der ESTV.

Was ist der Unterschied zwischen UID, MWST-Nummer und Handelsregisternummer?

UID, MWST-Nummer und frühere Handelsregisternummer bezeichnen drei verschiedene Dinge, die nur teilweise zusammenhängen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) und das BFS verwalten unterschiedliche Register, und die Verwechslung der Nummern führt häufig zu Fehlern auf Rechnungen.

Das UIDG trat am 1. Januar 2011 in Kraft; nach einer Übergangsfrist ist die frühere 11-stellige Handelsregisternummer seit 2014 definitiv durch die UID ersetzt. Das MWST-Gesetz (MWSTG) regelt, wer zusätzlich zur UID eine MWST-Nummer erhält. Die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ist ein eigenes System ohne Bezug zur Schweizer UID. Unternehmen, die keine Leistungen in der EU erbringen, brauchen sie nicht.

Wie und wann bekomme ich meine UID-Nummer?

Die UID wird nicht beantragt, sondern erscheint automatisch, sobald das Unternehmen bei einer Schweizer Behörde erfasst ist. Bei HR-pflichtigen Unternehmen löst das Handelsregisteramt mit dem Eintrag die UID-Vergabe aus (publiziert wird der Eintrag im Schweizerischen Handelsamtsblatt SHAB), während das Unternehmens-Identifikationsregister (UID-Register) alle vergebenen Nummern führt. Das BFS ist für das Register verantwortlich.

GmbH

• Rechtsform: GmbH

• Auslöser für UID-Vergabe: Eintrag im Handelsregister durch das Handelsregisteramt.

• Handlungsbedarf: Keiner. Die UID wird automatisch angelegt und im UID-Register sichtbar.

AG (Aktiengesellschaft)

• Rechtsform: AG (Aktiengesellschaft)

• Auslöser für UID-Vergabe: Eintrag im Handelsregister durch das Handelsregisteramt.

• Handlungsbedarf: Keiner. Die UID erscheint automatisch nach abgeschlossenem HR-Eintrag.

Einzelfirma mit Handelsregisterpflicht

• Rechtsform: Einzelfirma mit Handelsregisterpflicht

• Auslöser für UID-Vergabe: Eintrag im Handelsregister, sobald die Handelsregisterpflicht erfüllt ist.

• Handlungsbedarf: Keiner. Der HR-Eintrag löst die automatische UID-Zuteilung aus.

Einzelfirma ohne Handelsregisterpflicht

• Rechtsform: Einzelfirma ohne Handelsregisterpflicht

• Auslöser für UID-Vergabe: Erster Behördenkontakt, zum Beispiel die AHV-Anmeldung bei der Ausgleichskasse.

• Handlungsbedarf: Kein aktiver Schritt zur UID nötig. Wer prüfen will, ob die eigene UID bereits existiert, sucht kostenlos auf uid.admin.ch

Wo findest du die UID-Nummer einer Firma?

Die schnellste Möglichkeit, eine UID zu prüfen oder nachzuschlagen, ist die kostenlose Suche auf uid.admin.ch, dem offiziellen UID-Register des Bundes. Die Oberfläche ist ohne Anmeldung zugänglich: Firmenname oder Nummer eingeben, Eintrag öffnen. Das Unternehmens-Identifikationsregister (UID-Register) zeigt Status (aktiv oder gelöscht), Rechtsform, Sitz und weitere Angaben.

Zefix (zentraler Firmenindex, zefix.ch) zeigt ebenfalls UIDs, beschränkt sich aber auf handelsregistereingetragene Firmen. Das UID-Register enthält dagegen alle UID-Einheiten, auch nicht-HR-pflichtige Unternehmen. Die eigene UID steht ausserdem im Gründungsdokument oder im Handelsregisterauszug.

Wann muss die UID-Nummer auf einer Rechnung stehen?

Ob die UID auf einer Rechnung stehen muss, hängt von einem einzigen Kriterium ab: ob das Unternehmen MWST-pflichtig ist. Gemäss Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG gehört die UID mit dem Zusatz «MWST» zu den Angaben, die eine Rechnung eines steuerpflichtigen Unternehmens in der Regel enthalten muss. In der Praxis gehört sie auf jede Ausgangsrechnung. MWST-pflichtig ist im Grundsatz jedes Unternehmen. Von der Steuerpflicht befreit ist gemäss Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG, wer mit steuerbaren Leistungen im In- und Ausland weniger als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr erzielt (für gemeinnützige Institutionen sowie ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Schwelle bei CHF 250'000).

Wer unter dieser Schwelle bleibt und sich nicht freiwillig unterstellt, hat keine gesetzliche Pflicht, die UID auf Rechnungen anzugeben. Das Obligationenrecht (OR) schreibt für Rechnungen von nicht-MWST-pflichtigen Unternehmen keine UID-Angabe vor. Die freiwillige Angabe der UID (ohne MWST-Zusatz) ist erlaubt und kann für Geschäftspartner bei der Identifikation hilfreich sein. Wer mehr zum Rechnungsaufbau und zu den Buchführungspflichten wissen möchte, findet eine Übersicht in den Buchhaltungs-Grundlagen für KMU und Selbstständige.

Typische Fehler beim Ausstellen von Rechnungen:

• MWST-Zusatz vergessen: Die UID ohne «MWST» ist formal keine MWST-Nummer. Der Vorsteuerabzug des Empfängers scheitert daran allein zwar nicht, sauber und diskussionsfrei ist die Rechnung aber nur mit Zusatz.

• UID ohne Bindestriche: Alle gängigen Schreibvarianten werden akzeptiert, aber eine unvollständige Nummer (z. B. nur die neun Ziffern ohne CHE) ist fehlerhaft.

• EU-USt-ID statt Schweizer UID: Die EU-USt-ID hat ein anderes Format und gilt nicht im Schweizer MWST-System.

• Veraltete sechsstellige MWST-Nummer: Diese wurde 2014 abgelöst und ist auf neuen Rechnungen nicht mehr gültig.

Ein Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer trotz leicht abweichendem Format geltend machen, sofern die Voraussetzungen nach Art. 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind.

UID, MWST-Nummer und Buchhaltungssoftware: Was beim Einrichten zu beachten ist

Wer seine Buchhaltungssoftware einrichtet, sollte UID und MWST-Nummer als erstes hinterlegen, damit sie auf jeder Rechnung automatisch korrekt ausgegeben werden. Buchhaltungssoftware wie nextesy ermöglicht es, MWST-Nummer und UID einmalig zu erfassen und auf allen Ausgangsrechnungen automatisch auszugeben, ohne manuellen Eintrag je Rechnung. Wer gleichzeitig zur UID-Einrichtung die MWST-Anmeldung vorbereitet, findet eine kompakte Übersicht zu Sätzen, Pflichten und Fristen im Artikel MWST in der Schweiz: Sätze, Anmeldepflicht und Abrechnung.