UID-Nummer Schweiz: Das musst du zu Aufbau, Suche und Verwendung auf Rechnungen wissen
Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) ist die eindeutige, behördliche Kennnummer für jedes in der Schweiz aktive Unternehmen. Wer eine Firma gründet oder als Freelancer die erste Rechnung ausstellt, muss wissen: Die UID wird automatisch vergeben, hat das Format CHE-123.456.789, und ob sie auf der Rechnung stehen muss, hängt allein von der MWST-Schwelle von CHF 100'000 ab.
Was ist die UID-Nummer und wofür wird sie verwendet?
Die UID ist die zentrale Kennnummer, mit der Schweizer Unternehmen gegenüber Behörden auftreten, und löst seit 2014 alle früheren Einzelnummern ab. Das Bundesgesetz über die Unternehmens-Identifikationsnummer (UIDG) schuf die Rechtsgrundlage dafür, dass eine einzige Nummer alle Behördenbeziehungen abdeckt, von der Steuerverwaltung über die AHV-Ausgleichskassen bis zum Handelsregister.
Die UID gilt für alle aktiven Unternehmen in der Schweiz, unabhängig von der Rechtsform. Sie kommt bei Einzelfirmen, GmbH, AG, Vereinen und Stiftungen zum Einsatz. Verwaltungsstellen, die die UID nutzen, sind unter anderem die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV), das Bundesamt für Statistik (BFS) selbst und sämtliche kantonalen Handelsregisterämter.
Die UID ermöglicht folgende Zwecke:
Eindeutige Identifikation gegenüber allen Schweizer Behörden
Grundlage für die MWST-Nummer bei steuerpflichtigen Unternehmen
Nachweis der Unternehmensexistenz gegenüber Geschäftspartnern
Pflichtangabe auf Ausgangsrechnungen MWST-pflichtiger Betriebe
Wie ist die UID aufgebaut?
Das Format CHE-123.456.789 folgt einer festen Logik: CHE ist das ISO-Länderkürzel der Schweiz, die acht frei vergebenen Ziffern sind nicht sprechend, und die neunte Ziffer ist eine Prüfziffer, berechnet aus den ersten acht.
Neben der Standardform CHE-123.456.789 sind auch CHE 123 456 789 und CHE123456789 gültig. Alle drei Varianten werden von der ESTV akzeptiert. Die MWST-Nummer entsteht, indem dem Format ein Leerzeichen und der Zusatz «MWST» (Deutsch), «TVA» (Französisch) oder «IVA» (Italienisch) folgt. Der englische Zusatz «VAT» ist laut ESTV im Schweizer Kontext nicht erlaubt. Das UIDG legt diese Schreibvarianten verbindlich fest.
Was ist der Unterschied zwischen UID, MWST-Nummer und Handelsregisternummer?
UID, MWST-Nummer und frühere Handelsregisternummer bezeichnen drei verschiedene Dinge, die nur teilweise zusammenhängen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) und das BFS verwalten unterschiedliche Register, und die Verwechslung der Nummern führt häufig zu Fehlern auf Rechnungen.
Nummer | Zweck | Wer erhält sie | Format |
|---|---|---|---|
UID | Allgemeine Unternehmenskennnummer | Alle aktiven Unternehmen in der Schweiz | CHE-123.456.789 |
MWST-Nummer | Identifikation im MWST-Register | Nur MWST-pflichtige Unternehmen | CHE-123.456.789 MWST |
Frühere Handelsregisternummer | Identifikation im Handelsregister (abgelöst 2014) | Ehemals HR-pflichtige Unternehmen | CH-320.3.074.699-6 |
EU-USt-ID | Identifikation im EU-MWST-System | Unternehmen mit EU-Leistungen | DE123456789 (Beispiel DE) |
Die frühere 11-stellige Handelsregisternummer wurde mit Inkrafttreten des UIDG 2014 durch die UID abgelöst. Das MWST-Gesetz (MWSTG) regelt, wer zusätzlich zur UID eine MWST-Nummer erhält. Die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ist ein eigenes System ohne Bezug zur Schweizer UID. Unternehmen, die keine Leistungen in der EU erbringen, brauchen sie nicht.
Wie und wann bekomme ich meine UID-Nummer?
Die UID wird nicht beantragt, sondern erscheint automatisch, sobald das Unternehmen bei einer Schweizer Behörde erfasst ist. Das Handelsregisteramt (SHAB) löst die UID-Vergabe bei HR-pflichtigen Unternehmen aus, während das Unternehmens-Identifikationsregister (UID-Register) alle vergebenen Nummern führt. Das BFS ist für das Register verantwortlich.
GmbH
Rechtsform: GmbH
Auslöser für UID-Vergabe: Eintrag im Handelsregister durch das Handelsregisteramt.
Handlungsbedarf: Keiner. Die UID wird automatisch angelegt und im UID-Register sichtbar.
AG (Aktiengesellschaft)
Rechtsform: AG (Aktiengesellschaft)
Auslöser für UID-Vergabe: Eintrag im Handelsregister durch das Handelsregisteramt.
Handlungsbedarf: Keiner. Die UID erscheint automatisch nach abgeschlossenem HR-Eintrag.
Einzelfirma mit Handelsregisterpflicht
Rechtsform: Einzelfirma mit Handelsregisterpflicht
Auslöser für UID-Vergabe: Eintrag im Handelsregister, sobald die Handelsregisterpflicht erfüllt ist.
Handlungsbedarf: Keiner. Der HR-Eintrag löst die automatische UID-Zuteilung aus.
Einzelfirma ohne Handelsregisterpflicht
Rechtsform: Einzelfirma ohne Handelsregisterpflicht
Auslöser für UID-Vergabe: Erster Behördenkontakt, zum Beispiel die AHV-Anmeldung bei der Ausgleichskasse.
Handlungsbedarf: Kein aktiver Schritt zur UID nötig. Wer prüfen will, ob die eigene UID bereits existiert, sucht kostenlos auf uid.admin.ch
Wo findest du die UID-Nummer einer Firma?
Die schnellste Möglichkeit, eine UID zu prüfen oder nachzuschlagen, ist die kostenlose Suche auf uid.admin.ch, dem offiziellen UID-Register des Bundes. Die Oberfläche ist ohne Anmeldung zugänglich: Firmenname oder Nummer eingeben, Eintrag öffnen. Das Unternehmens-Identifikationsregister (UID-Register) zeigt Status (aktiv oder gelöscht), Rechtsform, Sitz und weitere Angaben.
Zefix (zentraler Firmenindex, zefix.ch) zeigt ebenfalls UIDs, beschränkt sich aber auf handelsregistereingetragene Firmen. Das UID-Register enthält dagegen alle UID-Einheiten, auch nicht-HR-pflichtige Unternehmen. Die eigene UID steht ausserdem im Gründungsdokument oder im Handelsregisterauszug.
Wann muss die UID-Nummer auf einer Rechnung stehen?
Ob die UID auf einer Rechnung stehen muss, hängt von einem einzigen Kriterium ab: ob das Unternehmen MWST-pflichtig ist. Laut Art. 26 Abs. 1 lit. a MWSTG muss die UID mit dem Zusatz «MWST» auf jeder Ausgangsrechnung ausgewiesen werden, sobald MWST-Pflicht besteht. MWST-pflichtig ist, wer gemäss Art. 10 Abs. 1 MWSTG einen steuerbaren Jahresumsatz von CHF 100'000 überschreitet.
Wer unter dieser Schwelle bleibt, hat keine gesetzliche Pflicht, die UID auf Rechnungen anzugeben. Das Obligationenrecht (OR) schreibt für Rechnungen von nicht-MWST-pflichtigen Unternehmen keine UID-Angabe vor. Die freiwillige Angabe der UID (ohne MWST-Zusatz) ist erlaubt und kann für Geschäftspartner bei der Identifikation hilfreich sein. Wer mehr zum Rechnungsaufbau und zu den Buchführungspflichten wissen möchte, findet eine Übersicht in den Buchhaltungs-Grundlagen für KMU und Selbstständige.
Typische Fehler beim Ausstellen von Rechnungen:
MWST-Zusatz vergessen: Die UID ohne «MWST» gilt nicht als MWST-Nummer und berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug.
UID ohne Bindestriche: Alle drei Schreibvarianten sind gültig, aber eine unvollständige Nummer (z. B. nur die neun Ziffern ohne CHE) ist fehlerhaft.
EU-USt-ID statt Schweizer UID: Die EU-USt-ID hat ein anderes Format und gilt nicht im Schweizer MWST-System.
Veraltete sechsstellige MWST-Nummer: Diese wurde 2014 abgelöst und ist auf neuen Rechnungen nicht mehr gültig.
Ein Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer trotz leicht abweichendem Format geltend machen, sofern die Voraussetzungen nach Art. 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind.
UID, MWST-Nummer und Buchhaltungssoftware: Was beim Einrichten zu beachten ist
Wer seine Buchhaltungssoftware einrichtet, sollte UID und MWST-Nummer als erstes hinterlegen, damit sie auf jeder Rechnung automatisch korrekt ausgegeben werden. Buchhaltungssoftware wie nextesy ermöglicht es, MWST-Nummer und UID einmalig zu erfassen und auf allen Ausgangsrechnungen automatisch auszugeben, ohne manuellen Eintrag je Rechnung. Wer gleichzeitig zur UID-Einrichtung die MWST-Anmeldung vorbereitet, findet eine kompakte Übersicht zu Sätzen, Pflichten und Fristen im Artikel MWST in der Schweiz: Sätze, Anmeldepflicht und Abrechnung.
