Rechnung schreiben in der Schweiz: Schritt für Schritt mit Vorlage
Eine Rechnung in der Schweiz muss klar zeigen, wer was wem wann zu welchem Preis geliefert hat. Eine gesetzliche Liste von Pflichtangaben gibt es nur für MwSt-pflichtige Betriebe: Art. 26 MwStG verlangt Name und Ort beider Parteien, die MwSt-Nummer, das Leistungsdatum, die Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Für alle anderen gelten diese Angaben als bewährte Praxis.
Was muss auf jede Schweizer Rechnung?
Welche Angaben gesetzlich verlangt sind, hängt davon ab, ob du im MwSt-Register eingetragen bist. Für MwSt-pflichtige Betriebe zählt Art. 26 Abs. 2 MwStG sechs Elemente auf, die eine Rechnung "in der Regel" enthalten muss. Dazu gehört die MwSt-Nummer, also die UID mit dem Zusatz MwSt im Format CHE-123.456.789 MwSt. Der MwSt-Normalsatz beträgt 8,1 % (seit 2024).
Für nicht MwSt-pflichtige Betriebe schreibt das Gesetz keine Liste vor. Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss auf Rechnungen aber die Firma vollständig und unverändert so verwenden, wie sie eingetragen ist (Art. 954a OR). Und weil jede Buchung durch einen nachvollziehbaren Beleg gedeckt sein muss (Art. 957a OR), gehören die gleichen Grundangaben in der Praxis auf jede Rechnung.
Die UID-Nummer lässt sich jederzeit im UID-Register des Bundesamts für Statistik nachschlagen, sofern du deine eigene Nummer nicht zur Hand hast. Mehr dazu im Artikel UID-Nummer auf Rechnungen.
Angabe | Rechtslage |
|---|---|
Name und Ort bzw. Adresse der leistenden Partei (bei Handelsregister-Eintrag exakt wie eingetragen) | Art. 26 Abs. 2 lit. a MwStG; Art. 954a OR; sonst Praxis |
Name und Ort bzw. Adresse der empfangenden Partei | Art. 26 Abs. 2 lit. b MwStG; sonst Praxis |
Rechnungsdatum | Praxis |
Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer | Nicht vorgeschrieben; Praxis und Hilfe für den Belegnachweis |
Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Art. 26 Abs. 2 lit. d MwStG; sonst Praxis |
Datum oder Zeitraum der Leistung | Art. 26 Abs. 2 lit. c MwStG, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht |
Entgelt | Art. 26 Abs. 2 lit. e MwStG; sonst Praxis |
Zahlungsdetails (IBAN oder QR-IBAN) und Zahlungsfrist | Nicht vorgeschrieben, aber nötig, damit du bezahlt wirst |
MwSt-Nummer (Format CHE-123.456.789 MwSt) | Nur bei MwSt-Pflicht |
Angewandter Steuersatz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %) | Nur bei MwSt-Pflicht |
Steuerbetrag | Nur bei MwSt-Pflicht; bei Preisen inkl. MwSt genügt die Angabe des Steuersatzes |
Für den Vorsteuerabzug deiner Kundschaft ist entscheidend, dass du im MwSt-Register eingetragen bist und die Steuer korrekt in Rechnung stellst. Eine vollständige Rechnung nach Art. 26 MwStG ist dafür der einfachste Nachweis. Fehlt eine Angabe, ist der Abzug nicht automatisch verloren: Im MwSt-Verfahren gilt die freie Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MwStG). Vollständige Rechnungen ersparen aber Rückfragen bei einer Kontrolle.
Was ist der Unterschied, wenn du nicht MwSt-pflichtig bist?
Wer innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen im In- und Ausland erzielt, ist von der MwSt-Pflicht befreit (Art. 10 Abs. 2 MwStG; für ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Organisationen liegt die Grenze bei CHF 250'000).
Solange du nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen bist, darfst du auf Rechnungen nicht auf die MwSt hinweisen. Wer trotzdem einen Steuerbetrag ausweist, schuldet ihn der Eidgenössischen Steuerverwaltung, auch wenn der Fehler aus Unwissenheit entstand. Davon befreit nur eine korrigierte Rechnung, die auf die ursprüngliche verweist und sie widerruft, oder der glaubhafte Nachweis, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, etwa weil die Kundschaft keine Vorsteuer abgezogen hat.
Was das konkret bedeutet:
Kein MwSt-Ausweis: Weder Steuersatz noch Steuerbetrag erscheinen auf der Rechnung.
Keine MwSt-Nummer: Den Zusatz MwSt hinter der UID darfst du nicht verwenden. Die UID selbst musst du nicht angeben, du darfst sie aber ohne Zusatz aufführen.
Freiwillige Unterstellung möglich: Wer unter der Umsatzgrenze liegt, kann nach Art. 11 MwStG auf die Befreiung verzichten und sich bei der ESTV registrieren lassen, zum Beispiel wenn hohe Vorsteuerbeträge anfallen. Der Verzicht gilt mindestens für eine Steuerperiode.
Kein Hinweis nötig: Die Rechnung muss nicht ausdrücklich darauf hinweisen, dass keine MwSt-Pflicht besteht. Ein fehlender MwSt-Block reicht.
Wie ist eine Rechnung in der Schweiz aufgebaut?
Eine Rechnung folgt einem Aufbau, der von oben nach unten von der leistenden zur empfangenden Partei führt und mit den Zahlungsdetails abschliesst. Das Layout ist frei, die Reihenfolge unten hat sich in der Praxis bewährt. Rechnungsnummern sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Eine eindeutige, fortlaufende Nummer ist trotzdem Standard, weil sie jede Rechnung einem Beleg in der Buchhaltung zuordnet. Sie kann aus reinen Zahlen oder aus Buchstaben-Zahlen-Kombinationen bestehen, zum Beispiel RE-2026-001.
Kopfbereich
Inhalt: Absenderinformationen der leistenden Partei.
Was hineingehört: Firmenname (bei Handelsregister-Eintrag exakt wie eingetragen) oder Vor- und Nachname, Adresse, bei MwSt-Pflicht die MwSt-Nummer im Format CHE-123.456.789 MwSt, optional Logo.
Häufiger Fehler: Die MwSt-Nummer fehlt bei MwSt-pflichtigen Betrieben, oder die UID steht ohne den Zusatz MwSt.
Empfängeradresse
Inhalt: Angaben zur empfangenden Partei.
Was hineingehört: Name und vollständige Adresse der Kundschaft, bei Firmenkunden zusätzlich noch Abteilung oder Ansprechperson.
Häufiger Fehler: Nur Firmenname ohne vollständige Adresse, was bei Briefsendungen und Buchhaltungsabgleich Probleme verursacht.
Rechnungsdatum und -nummer
Inhalt: Identifikation und Zeitstempel der Rechnung.
Was hineingehört: Ausstellungsdatum der Rechnung und eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. RE-2026-042).
Häufiger Fehler: Nummern werden doppelt vergeben oder ohne System gewählt, was die Zuordnung in der Buchhaltung erschwert.
Leistungsbeschreibung und Positionen
Inhalt: Detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen.
Was hineingehört: Leistungsdatum oder -zeitraum, Bezeichnung jeder Position, Menge, Einheit, Einzelpreis und Positionstotal (z.B. 3 h à CHF 150.00 = CHF 450.00).
Häufiger Fehler: Die Leistung wurde in einem anderen Zeitraum erbracht als am Rechnungsdatum, aber nur das Rechnungsdatum steht auf der Rechnung.
Zwischensumme, MwSt und Total
Inhalt: Rechnerische Zusammenfassung des Rechnungsbetrags.
Was hineingehört: Zwischensumme (Netto), bei MwSt-Pflicht Steuersatz und Steuerbetrag, Gesamtbetrag (Brutto).
Häufiger Fehler: MwSt wird ausgewiesen, obwohl keine MwSt-Pflicht besteht, oder bei mehreren Steuersätzen fehlt die Zuordnung der Positionen zum jeweiligen Satz.
Zahlungsangaben und Frist
Inhalt: Alle Informationen, die die Kundschaft für die Zahlung benötigt.
Was hineingehört: IBAN oder QR-IBAN, Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto), bei QR-Rechnung der Zahlteil mit Empfangsschein am unteren Blattrand oder auf einer separaten Seite.
Häufiger Fehler: Die Zahlungsfrist fehlt. Ohne vereinbarte Frist ist die Forderung zwar sofort fällig (Art. 75 OR), in Verzug kommt die Kundschaft dann aber erst mit einer Mahnung (Art. 102 OR). Ein weiterer Fehler: eine QR-IBAN ohne QR-Referenz oder eine gewöhnliche IBAN mit QR-Referenz. Beides ergibt einen ungültigen Zahlteil.
Mustervorlage
Ohne MwSt-Pflicht entfallen der Zusatz MwSt hinter der UID sowie die MwSt-Zeile, das Total entspricht dann der Zwischensumme.
Was ist der QR-Zahlteil und wann ist er nötig?
Der QR-Zahlteil wurde am 30. Juni 2020 eingeführt und hat die orangen und roten Einzahlungsscheine abgelöst, die nur noch bis zum 30. September 2022 verarbeitet wurden. Gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht: Du kannst auch nur deine IBAN angeben. Wer einen Einzahlungsschein beilegen will, kommt aber nicht mehr um ihn herum.
Der Swiss QR Code speichert alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar, sodass die Kundschaft den Code mit der Banking-App scannt und die Zahlung in wenigen Sekunden auslöst. Wer mehr zur technischen Umsetzung wissen will, findet alle Details im Artikel QR-Rechnung für Dein Unternehmen erstellen.
Der Standard wird von SIX im Auftrag des Schweizer Finanzplatzes definiert und über paymentstandards.ch publiziert. Für die korrekte Druckumsetzung gelten feste Masse:
Element | Mass |
|---|---|
QR-Zahlteil gesamt (Zahlteil + Empfangsschein) | 210 × 105 mm |
Zahlteil allein | 148 × 105 mm |
Empfangsschein allein | 62 × 105 mm |
Swiss QR Code (Druckgrösse) | 46 × 46 mm |
Anordnung | Zahlteil rechts, Empfangsschein links |
Bei PDF-Versand müssen Zahlteil und Empfangsschein durch Linien abgegrenzt sein, auf denen ein Scherensymbol steht. Alternativ zum Scherensymbol ist der Hinweis "Vor der Einzahlung abzutrennen" oberhalb der Linie zulässig. Seit dem 21. November 2025 müssen Adressen im Swiss QR Code strukturiert erfasst sein, also Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in separaten Feldern.
Für die IBAN gilt: Eine QR-Rechnung funktioniert mit deiner gewöhnlichen IBAN (ohne Referenz oder mit Creditor Reference). Nur wer die 27-stellige QR-Referenz für den automatischen Zahlungsabgleich nutzen will, braucht eine QR-IBAN. Sie unterscheidet sich von der gewöhnlichen IBAN und wird von der Bank separat ausgestellt.
Word und Excel haben keine eingebaute Funktion für den Swiss QR Code. Mit einem Add-in oder mit einem Zahlteil, den du im E-Banking deiner Bank erzeugst und in die Rechnung einfügst, lässt sich eine gültige QR-Rechnung trotzdem erstellen. Das bedeutet aber bei jeder Rechnung Handarbeit, und Fehler bei Grösse, Adressformat oder Referenz fallen erst auf, wenn der Code nicht gelesen wird.
Darf eine Privatperson in der Schweiz eine Rechnung schreiben?
Eine Privatperson darf für eine einmalige Leistung eine Rechnung stellen. MwSt-Angaben und UID entfallen dabei. Das MwStG knüpft die Steuerpflicht nicht an die Rechtsform, sondern an ein Unternehmen im Sinne von Art. 10 MwStG: eine selbständige berufliche oder gewerbliche Tätigkeit, die auf nachhaltige Einnahmen ausgerichtet ist, und einen Umsatz über der Grenze von CHF 100'000.
Was beim Ausstellen einer Rechnung als Privatperson gilt:
Kein MwSt-Ausweis: Ohne Registrierung bei der ESTV darf keine MwSt auf der Rechnung erscheinen.
Keine UID-Nummer: Privatpersonen haben keine Unternehmens-Identifikationsnummer und lassen dieses Feld weg.
Grundangaben trotzdem aufführen: Name, Adresse, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Betrag und Zahlungsdetails sind für Privatpersonen nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ohne sie ist die Rechnung aber kaum nachvollziehbar und im Streitfall schwer durchzusetzen.
Einkommen deklarieren: Auch das Honorar aus einer einmaligen Leistung ist steuerbares Einkommen und gehört in die Steuererklärung.
Regelmässigkeit ist entscheidend: Wer regelmässig Rechnungen stellt, gilt schnell als selbständig erwerbend. Ob das der Fall ist, entscheidet die AHV-Ausgleichskasse. Bei einem selbständigen Nebenerwerb bis CHF 2'500 im Kalenderjahr werden AHV-Beiträge nur auf Verlangen erhoben. Bei Unsicherheit lohnt sich ein Gespräch mit der Ausgleichskasse oder einer Treuhänderin bzw. einem Treuhänder, bevor die zweite oder dritte Rechnung rausgeht.
Wie nextesy Rechnungen mit QR-Zahlteil erstellt
Wer mehr als eine Handvoll Rechnungen im Monat stellt, spart mit einer Software die Handarbeit bei Nummerierung, MwSt-Ausweis und Zahlteil. In nextesy sind QR-Rechnungen gemäss Schweizer Standard vollständig integriert. Offerten und Aufträge wandelst du mit einem Klick in eine Rechnung um.
Swiss QR Code: Du hinterlegst IBAN oder QR-IBAN und deine Stammdaten einmal, der Zahlteil wird für jede Rechnung erzeugt.
Fortlaufende Rechnungsnummern: nextesy vergibt die Rechnungsnummer automatisch.
Vorlagen: Logo, Farben, Layout, Zahlungsbedingungen und Textbausteine sind anpassbar.
Versand per E-Mail: Rechnungen gehen direkt aus nextesy an die Kundschaft, auch in Fremdwährungen.
MwSt-Abrechnung: nextesy unterstützt die effektive Methode und den Saldosteuersatz.
Treuhandbüros verwalten ihre Mandanten im selben System und arbeiten in Echtzeit mit ihnen zusammen.
