Quellensteuer in der Schweiz: Wer zahlt, wie wird sie berechnet und was müssen Arbeitgeber wissen

Die wichtigsten Infos auf einen Blick

Was ist die Quellensteuer: Die Quellensteuer ist eine Einkommensteuer für bestimmte ausländische Mitarbeitende und wird direkt vom Lohn abgezogen

• Wer ist von der Quellensteuer betroffen: Ausländische Mitarbeitende mit Ausweis B oder L sowie Grenzgänger und Grenzgängerinnen ohne Ausweis C

• Wer führt die Steuer ab: Arbeitgebende, monatlich oder quartalsweise an die kantonale Steuerverwaltung

• Wie hoch ist der Satz: Kantonal unterschiedlich; für Grenzgänger aus Deutschland mit Ansässigkeitsbescheinigung maximal 4,5 %

• Ab wann ist eine Steuererklärung Pflicht: Ab CHF 120'000 Bruttolohn pro Jahr (nachträgliche ordentliche Veranlagung)

• Was ist die Verrechnungssteuer: Quellensteuer auf Kapitalerträge (35 %), separates System vom Lohnabzug

• Wo sind die Tarife zu finden: Auf der Website der ESTV und der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung

Was ist die Quellensteuer, und wen betrifft sie?

Die Quellensteuer ist keine zusätzliche Steuer, sondern die reguläre Einkommensteuer für bestimmte Personengruppen, die der Arbeitgeber monatlich direkt vom Lohn einbehält. Die Rechtsgrundlage bildet das Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), welches Arbeitgebende gesetzlich verpflichtet, den Abzug vorzunehmen und die Beträge an die kantonale Steuerverwaltung weiterzuleiten.

Wer quellensteuerpflichtig ist und wer nicht, ergibt sich aus Aufenthaltsstatus und Wohnsitz.

Von der Quellensteuer betroffen:

• Ausländische Mitarbeitende mit Ausweis B (Aufenthaltsbewilligung) oder Ausweis L (Kurzaufenthaltsbewilligung) mit Wohnsitz in der Schweiz

• Grenzgänger und Grenzgängerinnen sowie Wochenaufenthalter mit Wohnsitz im Ausland

• Künstler und Sportler mit kurzfristigen Engagements sowie Verwaltungsräte mit Wohnsitz im Ausland

Nicht betroffen:

• Schweizer Staatsangehörige

• Personen mit Niederlassungsbewilligung C

• Personen mit Wohnsitz in der Schweiz, die in ungetrennter Ehe mit einer Person leben, die den Ausweis C oder den Schweizer Pass besitzt (für Grenzgänger mit Wohnsitz im Ausland gilt diese Ausnahme nicht)

Die Abzüge für AHV/IV/EO erscheinen auf derselben Lohnabrechnung wie die Quellensteuer, was den Prozess für Arbeitgebende übersichtlich hält.

Arbeitgebende, die erstmals ausländische Mitarbeitende einstellen, stehen damit vor einer klar geregelten, aber administrativ anspruchsvollen Pflicht: Sie müssen den richtigen Tarifcode kennen, den Abzug korrekt berechnen und die Beträge fristgerecht überweisen. Ein Fehler in einem dieser Schritte kann zu Nachforderungen der kantonalen Steuerverwaltung führen. Als Ausgleich für den Aufwand behalten Arbeitgebende eine Bezugsprovision von in der Regel 1 bis 2 % des abgelieferten Steuerbetrags.

Wie funktionieren die Quellensteuer-Tarife in der Schweiz?

Welcher Quellensteuer-Tarif gilt, hängt nicht vom Arbeitgeber ab, sondern von den persönlichen Verhältnissen der mitarbeitenden Person: Zivilstand, Kinderzahl, Kirchenzugehörigkeit und Einkommen bestimmen, ob Code A, B, C, H oder ein anderer Buchstabe angewendet wird. Die Quellensteuer-Tarifcodes in der Schweiz sind mit den Buchstaben A bis U bezeichnet. Massgeblich definiert sind sie im Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV; die Kantone bauen ihre Tariftabellen auf den Berechnungsgrundlagen der ESTV auf.

Die wichtigsten Tarifcodes für Arbeitgebende:

Jeder Kanton publiziert eigene Tariftabellen, meist als TXT- oder ZIP-Datei auf der Website der ESTV und der jeweiligen kantonalen Steuerverwaltung. Die Kirchensteuer fliesst in den Tarifcode ein: Wer keiner Landeskirche angehört, zahlt einen tieferen Satz.

Ändert sich der Zivilstand, die Kinderzahl oder die Kirchenzugehörigkeit einer mitarbeitenden Person, gilt der neue Tarifcode erst ab dem ersten Tag des Folgemonats nach dem Ereignis, nicht rückwirkend.

Für Arbeitgebende bedeutet das konkret: Meldet eine Mitarbeiterin am 15. März ihre Heirat, gilt der neue Tarifcode (B bei einem Alleinverdienerhaushalt, C wenn beide erwerbstätig sind) erst ab dem 1. April. Wer die Anpassung vergisst oder zu früh vornimmt, riskiert eine fehlerhafte Abrechnung, die beim Jahresabschluss korrigiert werden muss.

Wie berechnen Arbeitgebende die Quellensteuer?

Arbeitgebende sind für die korrekte Tarifzuweisung und die pünktliche Überweisung verantwortlich. Ein falscher Tarifcode führt zu Nachforderungen beim Jahresabschluss. Weil Tarifcode und Bruttolohn feststehen, folgt die Berechnung einem fünfstufigen Ablauf.

Schritt 1: Tarifcode bestimmen

• To-Do: Tarifcode anhand von Zivilstand, Kinderzahl, Wohnkanton und Kirchenzugehörigkeit der mitarbeitenden Person festlegen und in der Lohnbuchhaltung hinterlegen.

• Häufiger Fehler: Tarifwechsel nach Heirat oder Geburt wird nicht im Folgemonat angepasst, obwohl das Kantonale Steueramt Zürich und andere Kantone dies explizit verlangen.

Schritt 2: Steuerbaren Bruttolohn ermitteln

• To-Do: Gesamten steuerbaren Lohn des Monats berechnen, einschliesslich Boni, Überstunden und Sachleistungen.

• Häufiger Fehler: Einmalige Zulagen wie Jahresboni werden vergessen, obwohl sie in den steuerbaren Bruttolohn einfliessen.

Schritt 3: Steuerbetrag aus der kantonalen Tariftabelle ablesen

• To-Do: Steuerbetrag aus der gültigen kantonalen Tariftabelle der ESTV für den entsprechenden Tarifcode und Lohnbetrag entnehmen.

• Häufiger Fehler: Veraltete Tariftabelle des Vorjahres verwenden, obwohl die Tarife jährlich angepasst werden.

Schritt 4: Betrag vom Lohn abziehen und verbuchen

• To-Do: Quellensteuer vom Bruttolohn abziehen, den Nettolohn auszahlen und den Abzug in der Lohnbuchhaltung korrekt verbuchen.

• Häufiger Fehler: Quellensteuer auf falsches Konto gebucht, was den Jahresabschluss und die Ausgleichskasse-Abrechnung erschwert.

Schritt 5: Abrechnung an die kantonale Steuerverwaltung einreichen und überweisen

• To-Do: Abrechnung fristgerecht bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung einreichen und den Betrag überweisen. Je nach Kanton und Anzahl quellensteuerpflichtiger Mitarbeitender wird monatlich oder quartalsweise abgerechnet; die Zahlung ist in der Regel innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode fällig.

• Häufiger Fehler: Falsche kantonale Stelle gewählt. Bei Mitarbeitenden mit Wohnsitz in der Schweiz ist der Wohnsitzkanton zuständig, bei Grenzgängern mit Wohnsitz im Ausland dagegen der Kanton des Arbeitgebersitzes.

Quellensteuer für Grenzgänger und Mitarbeitende mit Wohnsitz im Ausland

Ob und wie viel Quellensteuer Grenzgänger und Grenzgängerinnen zahlen, hängt vom Wohnsitzstaat und dem jeweils geltenden Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) ab. Die Regelungen unterscheiden sich erheblich.

• Deutschland: Das Grenzgängerabkommen Schweiz-Deutschland (Art. 15a DBA Deutschland-Schweiz) begrenzt die Schweizer Quellensteuer für Grenzgänger auf 4,5 % des Bruttolohns. Voraussetzung ist, dass die mitarbeitende Person eine Ansässigkeitsbescheinigung der deutschen Steuerbehörden vorlegt; ohne diese Bescheinigung gilt der ordentliche Tarif. Der Satz wird direkt vom Arbeitgeber in der Schweiz einbehalten und an die zuständige kantonale Steuerverwaltung überwiesen. Das Besteuerungsrecht liegt damit anteilig bei der Schweiz.

• Frankreich: Für Grenzgänger und Grenzgängerinnen aus Frankreich gilt eine Sonderregelung: In den Kantonen Bern, Solothurn, Basel-Stadt, Basel-Landschaft, Waadt, Wallis, Neuenburg und Jura liegt das Besteuerungsrecht gemäss der Vereinbarung von 1983 grundsätzlich beim Wohnsitzstaat Frankreich. Der Schweizer Arbeitgeber stellt eine Bescheinigung aus, damit keine Doppelbesteuerung entsteht. Genf ist die wichtigste Ausnahme: Der Kanton ist dieser Vereinbarung nicht beigetreten und besteuert Grenzgänger aus Frankreich weiterhin ordentlich an der Quelle.

• Italien: Seit 1. Januar 2024 gilt ein neues Quellensteuerregime für Grenzgänger aus Italien. Das neue Grenzgängerabkommen Schweiz-Italien betrifft Arbeitnehmende in den Grenzkantonen Tessin, Graubünden und Wallis. Massgebend ist unter anderem, ob die Wohngemeinde innerhalb der 20-Kilometer-Grenzzone liegt.

Für Künstler, Sportler und Verwaltungsräte mit Wohnsitz im Ausland übernimmt der Veranstaltende oder der Schuldner der Leistung die Rolle des Quellensteuerabzugs. Die DBA-Übersicht für alle Partnerstaaten publiziert die ESTV in jährlich aktualisierten Merkblättern und Übersichten (aktuell im Rundschreiben Nr. 217, Stand 1.1.2026). Arbeitgebende, die Mitarbeitende aus mehreren Ländern beschäftigen, sollten für jede Nationalität prüfen, welches DBA gilt und ob die Zuständigkeit bei der Schweiz oder beim Wohnsitzstaat liegt.

Wann lohnt sich die nachträgliche ordentliche Veranlagung?

Wer weniger als CHF 120'000 verdient und keine weiteren steuerbaren Einkünfte oder Vermögenswerte hat, muss keine Steuererklärung einreichen, kann aber freiwillig eine nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV) beantragen, wenn Abzüge die Steuerlast senken würden. Die Schwelle von CHF 120'000 Bruttolohn pro Jahr ist dabei der wichtigste Trennpunkt.

Wann die NOV obligatorisch ist:

• Bruttolohn übersteigt CHF 120'000 pro Jahr: Die nachträgliche ordentliche Veranlagung ist dann zwingend vorgeschrieben. Die bereits bezahlte Quellensteuer wird auf die reguläre Steuerschuld angerechnet. Je nach Situation resultiert eine Rückerstattung oder eine Nachzahlung.

• Zusätzliche Einkünfte oder Vermögen: Wer neben dem quellenbesteuerten Lohn weitere, nicht quellenbesteuerte Einkünfte (z. B. Wertschriftenerträge oder Liegenschaftserträge) oder steuerbares Vermögen hat, wird ebenfalls obligatorisch nachträglich ordentlich veranlagt, unabhängig von der Lohnhöhe.

Wann sich die freiwillige NOV lohnt:

• Hohe Einzahlungen in die Säule 3a: Der Abzug reduziert das steuerbare Einkommen unter das Quellensteuerniveau.

• Weiterbildungskosten oder Krankheitskosten, die den Quellensteuerabzug übersteigen.

• Berufliche Auslagen, die in der Quellensteuer pauschal abgegolten sind, im Einzelfall aber höher ausfallen.

Frist und Ablauf:

• Der Antrag muss bis zum 31. März des Folgejahres eingereicht werden. Diese Frist gilt schweizweit einheitlich; sie ist eine Verwirkungsfrist und kann nicht verlängert werden.

• Wer als in der Schweiz ansässige Person freiwillig eine NOV beantragt, bleibt auch in den Folgejahren bis zum Ende der Quellensteuerpflicht ordentlich veranlagt. Der Antrag kann nicht widerrufen werden.

Wer die NOV freiwillig beantragt, sollte die Abzüge vor der Antragstellung sorgfältig zusammenstellen. Säule-3a-Einzahlungen, Weiterbildungsbelege und Krankheitskostenbelege müssen vollständig vorliegen, bevor der Antrag eingereicht wird. Fehlen Unterlagen, kann der Antrag nicht nachgebessert werden, sobald die Frist abgelaufen ist.

Quellensteuer auf Kapitalerträge: Zinsen und Dividenden

Die Quellensteuer auf Kapitalerträge ist in der Schweiz als Verrechnungssteuer geregelt und funktioniert nach einem anderen System als die Lohnquellensteuer. Die Verrechnungssteuer auf Kapitalerträge und die Lohnquellensteuer sind zwei unterschiedliche Systeme, die nach verschiedenen Gesetzen funktionieren: Grundlage der Lohnquellensteuer ist das DBG, während die Verrechnungssteuer auf dem Verrechnungssteuergesetz (VStG) beruht.

Die ESTV zieht die Verrechnungssteuer nicht direkt ein, sondern die Bank oder die Aktiengesellschaft, die Zinsen oder Dividenden auszahlt, behält 35 % ein und leitet den Betrag an die ESTV weiter.

In der Schweiz ansässige Personen können die Verrechnungssteuer via Steuererklärung vollständig zurückfordern. Personen mit Wohnsitz im Ausland erhalten eine Rückerstattung oder Teilrückerstattung nur über das jeweils anwendbare Doppelbesteuerungsabkommen (DBA).

Für Mitarbeitende, die sowohl Lohn als auch Kapitalerträge aus Schweizer Quellen beziehen, entstehen damit zwei separate Steuerflüsse: Der Arbeitgeber zieht die Lohnquellensteuer ab, während die Bank die Verrechnungssteuer auf Zinsen und Dividenden einbehält. Beide Beträge lassen sich über die Steuererklärung oder die NOV verrechnen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Quellensteuer direkt in der Lohnabrechnung verarbeiten

Wer die Quellensteuer direkt in der Lohnbuchhaltungssoftware hinterlegt, reduziert manuelle Rechenschritte und senkt das Risiko eines falschen Tarifcodes. Arbeitgebende hinterlegen den Tarifcode einmalig pro Mitarbeitenden. Bei Statusänderungen muss der Code im Folgemonat angepasst werden.

Lohnbuchhaltungssoftware mit Schweizer Compliance-Abdeckung übernimmt die Berechnung automatisch anhand des hinterlegten Codes und Bruttolohns, inklusive AHV/IV/EO-Abzügen auf derselben Abrechnung. nextesy bildet die Quellensteuer-Abrechnung als Teil der Lohnabrechnung mit nextesy ab, sodass Tarifwechsel und periodische Überweisungen in einem Prozess zusammenlaufen.