QR-Rechnung für dein Unternehmen: Was du beim Erstellen beachten musst

Wie ist eine QR-Rechnung aufgebaut?

Die QR-Rechnung ist der einzige noch akzeptierte Zahlteil-Standard in der Schweiz, weil die alten orangen und roten Einzahlungsscheine per 30. September 2022 abgelöst wurden. Eine gesetzliche Pflicht zur QR-Rechnung als solcher besteht nicht: Der Wegfall der Alternativen macht sie zum De-facto-Standard. Herausgeberin des Standards ist SIX Interbank Clearing AG im Auftrag des Schweizer Finanzplatzes; die technischen Vorgaben stehen in den Swiss Payment Standards (SPS) und den Implementation Guidelines QR-Rechnung.

Eine QR-Rechnung besteht aus drei klar definierten Teilen:

• Swiss QR Code: Der maschinenlesbare Datenbehälter, im Druck zwingend 46 x 46 mm gross, mit einem Schweizer Kreuz von 7 x 7 mm in der Mitte. Er kodiert alle Zahlungsdaten in einem an ISO 20022 angelehnten Format.

• Sichtteil: Die für die Kundschaft lesbaren Zahlungsinformationen, direkt neben dem Swiss QR Code angedruckt.

• Empfangsschein: Die abtrennbare Quittung auf der linken Seite.

Die Masse sind genormt: Der Zahlteil ist 148 mm breit und 105 mm hoch, der Empfangsschein links davon 62 x 105 mm. Zusammen ergeben sie einen Streifen von 210 x 105 mm, der als unterer Teil einer A4-Seite oder als separate Seite am Ende der Rechnung gedruckt wird. Das normierte Layout stellt sicher, dass Scanning-Lösungen von Banken und Kundschaft den Swiss QR Code zuverlässig einlesen können.

Jede Angabe im Code, von der IBAN bis zur Adresse, ist in einem festgelegten Datenfeld platziert. Fehlt ein Pflichtfeld oder ist es falsch formatiert, kann der Code nicht verarbeitet werden und die Zahlung muss manuell erfasst werden. Genau deshalb lohnt es sich, den Aufbau einmal sauber zu verstehen, bevor du die erste Rechnung versendest.

Welche Pflichtfelder enthält eine QR-Rechnung?

Weil der Swiss QR Code alle Zahlungsdaten strukturiert kodiert, sind die Pflichtfelder klar definiert. Welche Felder du ausfüllen musst, hängt davon ab, welchen Referenztyp du verwendest. Die Swiss Payment Standards legen folgende Grundfelder fest:

Wichtig seit dem 21. November 2025: Adressen im Swiss QR Code müssen strukturiert erfasst sein, also Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in separaten Feldern. Der frühere kombinierte Adresstyp, bei dem alle Adresszeilen in einem Freitextfeld standen, ist nicht mehr zulässig. QR-Rechnungen mit kombinierter Adresse werden von Scanning-Lösungen nicht mehr zuverlässig eingelesen. Wer noch eine Vorlage aus der Zeit vor November 2025 nutzt, sollte sie prüfen.

Ob ein Unternehmen zusätzlich MWST-Angaben auf der Rechnung ausweisen muss, hängt von der MWST-Pflicht ab. Diese beginnt bei einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 (Art. 10 MWSTG). MWST-pflichtige Unternehmen führen auf der Rechnung in der Regel auf (Art. 26 MWSTG): Name, Ort und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Name und Ort der Kundschaft, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Unterhalb der Grenze gehören keine MWST-Angaben auf die Rechnung.

Für den Rechnungskopf gilt ausserdem: Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss die Firma auf Rechnungen vollständig und unverändert so verwenden, wie sie eingetragen ist (Art. 954a OR). Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist in der Schweiz nicht ausdrücklich vorgeschrieben, sie ergibt sich aber aus der Pflicht zur ordnungsmässigen, nachvollziehbaren Buchführung (Art. 957a OR) und ist in der Praxis Standard.

Zahlteil ohne Referenz oder mit QR-Referenz: Welchen Typ wählst du?

Welche IBAN-Variante in den Pflichtfeldern eingetragen wird, entscheidet sich durch die Wahl des Referenztyps. Der Unterschied entscheidet, wie einfach du eingehende Zahlungen später automatisch zuordnen kannst. SIX definiert drei Varianten: QR-Rechnung mit QR-Referenz, mit Creditor Reference (SCOR) und ohne Referenz. Für die meisten KMU reduziert sich das auf zwei Entscheidungen:

QR-Rechnung ohne Referenz (mit Mitteilung)

• Konto-Basis: Standard-IBAN

• Geeignet für: Geringes Rechnungsvolumen, Rechnungen in EUR

• Vorteil: Freitextfeld statt strukturierter Referenznummer; sofort mit bestehender IBAN nutzbar

• Einrichtungsaufwand: Gering

QR-Rechnung mit QR-Referenz

• Konto-Basis: QR-IBAN (spezifische IBAN-Variante für diesen Typ)

• Geeignet für: Höheres Rechnungsvolumen, automatisierter Zahlungsabgleich

• Vorteil: Strukturierte 27-stellige Referenznummer ermöglicht automatischen Abgleich

• Einrichtungsaufwand: Mittel; QR-IBAN wird von der Hausbank oder PostFinance ausgestellt

Ein Mittelweg ist die Creditor Reference nach ISO 11649: eine strukturierte Referenz mit Standard-IBAN, die ebenfalls automatisch abgeglichen werden kann und international verständlich ist. Buchhaltungssoftware setzt sie oft ein, wenn keine QR-IBAN vorhanden ist.

Wer wenige Rechnungen pro Monat stellt, wählt die Variante ohne Referenz. Wer viele Rechnungen ausstellt und den Zahlungsabgleich automatisieren will, ist mit der QR-Referenz besser bedient. Für Rechnungen in EUR gilt seit Februar 2026: Nur noch Standard-IBAN mit Creditor Reference oder mit Mitteilung ist möglich, keine QR-IBAN. Und in jedem Fall muss das Empfängerkonto in der Schweiz oder in Liechtenstein liegen; die zahlende Person darf im Ausland sitzen.

Die QR-IBAN ist keine eigenständige Kontonummer, die du separat eröffnest. Sie ist eine technische Variante deiner bestehenden Bankverbindung, die deine Hausbank oder PostFinance auf Anfrage einrichtet. Für Neugründende, die noch keine Bankverbindung in der Schweiz haben, lohnt es sich, beim Kontoeröffnungsgespräch direkt nach der QR-IBAN zu fragen, falls du ein höheres Rechnungsvolumen erwartest.

Wie erstellst du eine QR-Rechnung Schritt für Schritt?

Wer Referenztyp und Pflichtfelder kennt, kann eine QR-Rechnung in fünf Schritten erstellen:

1. IBAN oder QR-IBAN bereithalten: Hol dir die Kontonummer deiner Geschäftsbank oder, bei Bedarf, die QR-IBAN von deiner Hausbank oder PostFinance.

2. Referenztyp wählen: Entscheide zwischen QR-Rechnung ohne Referenz (IBAN) und mit QR-Referenz (QR-IBAN) gemäss den oben genannten Kriterien.

3. Pflichtfelder befüllen: Trag deine Adresse strukturiert ein, dazu Betrag, Währung und je nach Typ Referenznummer oder Mitteilungstext. Erfasse auch die Adresse der zahlenden Person, das erleichtert die Zuordnung.

4. Swiss QR Code generieren: Nutze dafür ein Online-Tool, das E-Banking deiner Bank oder eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Generierung.

5. Zahlteil normgerecht einbinden: Füge Zahlteil und Empfangsschein am Ende der Rechnung ein (210 x 105 mm), mit Perforation bei Papier beziehungsweise Trennlinie mit Scherensymbol bei PDF, und exportiere das Dokument als PDF.

SIX stellt die technischen Spezifikationen für den Swiss QR Code bereit, die alle Erstellungstools umsetzen müssen. Für die Wahl des Erstellungswegs gilt als Orientierung:

Wer das E-Banking oder ein Online-Tool nutzt, erstellt den Zahlteil als separates PDF und hängt es manuell an die Rechnung an. Das funktioniert zuverlässig, bedeutet aber bei jeder Rechnung denselben Ablauf: Daten eingeben, PDF herunterladen, Dokument zusammenführen. Wer diesen Schritt einmal pro Woche oder öfter durchläuft, merkt schnell, wo die Grenze des manuellen Ansatzes liegt.

Was muss ausserhalb des Zahlteils auf deiner Rechnung stehen?

Der Zahlteil allein macht keine vollständige Rechnung. Was im Rechnungskopf stehen muss, hängt davon ab, ob dein Unternehmen MWST-pflichtig ist.

Für alle Unternehmen empfohlen (und für die ordnungsmässige Buchführung nach OR nötig):

• Vollständiger Firmenname und Adresse (bei Handelsregister-Eintrag exakt wie eingetragen, Art. 954a OR)

• Name und Adresse der Kundschaft

• Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Beschreibung und Umfang der Leistung, Betrag

Zusätzliche Angaben bei MWST-Pflicht (ab CHF 100'000 Jahresumsatz, Art. 26 MWSTG):

• MWST-Nummer (UID mit Zusatz MWST, z.B. CHE-123.456.789 MWST)

• Angewandter Steuersatz

• Steuerbetrag separat ausgewiesen oder Hinweis "inkl. 8,1 % MWST"

Unterhalb der MWST-Grenze empfiehlt sich der Hinweis "Nicht MWST-pflichtig" auf der Rechnung, zwingend vorgeschrieben ist er nicht. Eine Zahlungsfrist ist ebenfalls nicht gesetzlich vorgeschrieben; 30 Tage haben sich als Standard etabliert und vereinfachen das Mahnwesen.

Formuliere die Zahlungsbedingungen klar im Rechnungstext: nicht nur die Frist, sondern auch das Konto, auf das gezahlt werden soll. Das klingt selbstverständlich, wird aber gerade bei ersten Rechnungen häufig vergessen, wenn der Fokus auf dem Zahlteil liegt. Wer gerade mit der Buchführung startet, findet in den Grundlagen der Buchhaltung für KMU eine kompakte Übersicht der wichtigsten Pflichten.

Häufige Fehler beim Erstellen einer QR-Rechnung

Beim Erstellen einer QR-Rechnung passieren dieselben Fehler regelmässig. Sie führen dazu, dass Zahlungen verzögert eingehen oder manuell erfasst werden müssen.

• Falscher Kontonummerntyp: Wer bei der QR-Referenz eine Standard-IBAN statt einer QR-IBAN einträgt (oder umgekehrt), erzeugt einen ungültigen Code. IBAN und QR-IBAN sind nicht austauschbar.

• Nullbetrag statt leerem Feld: Bei einem offenen Betrag muss das Betragsfeld leer bleiben. Ein Betrag von 0.00 ist nur für Meldungen mit dem Vermerk «NICHT ZUR ZAHLUNG VERWENDEN» vorgesehen.

• Unstrukturierte Adresse: Seit dem 21. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen zulässig (Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in separaten Feldern). Alte Vorlagen mit kombinierter Adresse werden nicht mehr zuverlässig gescannt.

• Zahlteil nicht normgerecht eingebunden: Falsche Grösse des Swiss QR Codes, fehlende Perforation beziehungsweise Trennlinie oder ein verschobenes Layout verstossen gegen die SIX-Vorgaben und können die maschinelle Verarbeitung verhindern.

• Vergessene MWST-Angaben: Neugründende, die die Umsatzgrenze von CHF 100'000 überschreiten, vergessen beim ersten Rechnungslauf häufig MWST-Nummer und Steuerbetrag. Die ESTV kann fehlende Angaben beanstanden, und für die Kundschaft wird der Vorsteuerabzug unnötig kompliziert.

• Lücken in der Rechnungsnummerierung: Wer Rechnungen manuell erstellt und die Nummerierung nicht konsequent führt, riskiert Lücken, die bei einer Revision oder MWST-Kontrolle Rückfragen auslösen.

Buchhaltungssoftware wie nextesy prüft diese Felder bei der Erstellung automatisch und verhindert so die häufigsten Erfassungsfehler.

Wie du QR-Rechnungen mit Software automatisch erstellst

Wer mehr als eine Handvoll Rechnungen pro Monat stellt, vermeidet diese Fehler zuverlässiger mit einer Buchhaltungssoftware für Schweizer KMU, die den Swiss QR Code automatisch auf Basis der hinterlegten IBAN oder QR-IBAN generiert. Mit einer integrierten Lösung sparst du nicht nur Zeit bei der Erstellung, sondern auch beim Zahlungsabgleich.

Konkrete Vorteile einer Software gegenüber dem manuellen Online-Tool:

• Automatische Swiss-QR-Code-Generierung: Der Swiss QR Code wird bei jeder Rechnung automatisch aus den hinterlegten Stammdaten erzeugt, ohne manuelle Eingabe.

• Automatische Rechnungsnummern: Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt die Software eigenständig.

• Automatischer Zahlungsabgleich: Eingehende Zahlungen werden automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet, ohne Doppelerfassung in der Buchhaltung.

• Kein Vorwissen erforderlich: Neugründende können sofort loslegen; die Software führt durch die Pflichtfelder und prüft sie auf Vollständigkeit.

nextesy bietet all das ab CHF 29 pro Monat im KMU-Tarif. Die Verbindung von QR-Rechnungserstellung, automatischem Zahlungsabgleich und Buchhaltung in einem einzigen Tool bedeutet: keine Medienbrüche, kein manuelles Übertragen von Zahlungsdaten. Wer von einem bestehenden Tool wechselt, kann die Migration für CHF 1 pro Monat überbrückend nutzen.

Für Neugründende ohne Buchhaltungserfahrung ist der Einstieg besonders unkompliziert: Du hinterlegst einmalig deine IBAN oder QR-IBAN sowie deine Stammdaten, und nextesy generiert bei jeder neuen Rechnung den Swiss QR Code automatisch im normierten Format. PostFinance AG und die meisten Schweizer Kantonalbanken übermitteln Zahlungseingänge in einem Format, das nextesy direkt verarbeiten kann, sodass der Abgleich ohne manuellen Eingriff läuft.

Starte mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase und sieh selbst, wie schnell eine normgerechte QR-Rechnung erstellt ist: nextesy kostenlos testen. Wer den gesamten Auftragsfluss von der Offerte bis zur bezahlten Rechnung abbilden will, findet dafür das Auftragsmanagement mit integrierter Rechnungsstellung.