Buchhaltungssoftware wechseln: So ziehst du deine Buchhaltung von bexio oder Klara um

Exportiere zuerst alle Daten aus dem alten Programm und kündige erst danach. Wähle einen Stichtag, am einfachsten den Beginn des Geschäftsjahres, übernimm dann Eröffnungssaldi und offene Posten in die neue Software und bewahre die alten Daten zehn Jahre lesbar und prüfbar auf.

Das Wichtigste in Kürze

• Reihenfolge: Erst exportieren, dann kündigen. Wie lange du nach der Kündigung noch Zugriff hast, legt der alte Anbieter fest.

• Stichtag: Der Beginn des Geschäftsjahres ist am einfachsten. Unterjährig geht es auch, wenn du die laufende MWST-Periode im alten System abschliesst.

• Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege musst du zehn Jahre aufbewahren, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres, auch nach der Kündigung.

In welcher Reihenfolge wechselst du die Buchhaltungssoftware?

Zuerst exportierst du alle Daten, erst dann kündigst du den alten Vertrag. Umgekehrt riskierst du, nach Vertragsende nicht mehr an Journal, Belege oder MWST-Abrechnungen zu kommen. Wie lange der Zugriff nach einer Kündigung bestehen bleibt, regelt jeder Anbieter selbst, also prüfe das in den Vertragsbedingungen oder frag beim Support nach.

Vor dem Export klärst du drei Punkte:

• Kündigungsfrist: Bis wann musst du kündigen, damit der Vertrag zum gewünschten Datum endet?

• Vertragsende: Läuft das Abo monatlich oder jährlich? Bis zum Vertragsende laufen die vereinbarten Gebühren weiter.

• Zugriff: Kannst du nach Vertragsende noch lesen oder exportieren? Wie lange?

Die neue Software richtest du parallel ein, solange das alte System noch läuft. So testest du Bankanbindung, Schnittstellen und Rechnungsvorlagen, bevor du umstellst. Den Jahresabschluss des letzten Geschäftsjahres erstellst du in der Regel noch im alten Programm, deshalb brauchst du dort Zugriff, bis dieser Abschluss steht.

Welche Daten musst du vor dem Wechsel exportieren?

Du exportierst alles, was du zum Weiterbuchen und als Nachweis für die Aufbewahrungspflicht brauchst. Exportiere pro Geschäftsjahr, denn die Aufbewahrungsfrist läuft für jedes Jahr separat.

Wer Buchhaltungsdaten exportieren und importieren will, braucht zwei Arten von Dateien. CSV und Excel dienen dem Import ins neue Programm. PDF-Berichte sind fürs Archiv besser, weil sie ohne die alte Software lesbar bleiben. Sichere beides, wo es geht. Öffne nach dem Export einige Dateien stichprobenweise, um zu prüfen, ob sie vollständig sind.

Wie exportierst du deine Daten aus bexio?

bexio beschreibt den Export im eigenen Hilfe-Center in einem Artikel zur lokalen Datensicherung. Der Artikel geht die Bereiche einzeln durch: Kontakte, Verkauf, Projekte und Zeit, Produkte, Einkauf, Buchhaltung, Apps und Lohn.

• Verkauf: Für Verkaufsdokumente empfiehlt bexio den Export als PDF, Listen gibt es zusätzlich als Excel.

• Buchhaltung: MWST-Formular, MWST-Journal, Journal, Kontoblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung lassen sich herunterladen. Das Journal soll pro Geschäftsjahr einzeln exportiert werden.

• Posteingang: Für eine Sicherung aller Dateien im Posteingang bietet der bexio-Support auf Anfrage einen Export an.

Massgebend ist die aktuelle Anleitung im bexio Hilfe-Center (help.bexio.com). Menüs ändern sich mit neuen Versionen.

Wo findest du den Datenexport in Klara?

Klara erklärt den Export im Support Center im Artikel «Datenexport» (support.klara.ch). Exportieren kannst du dort Firmendaten, Lohndaten, Buchhaltungsberichte, Kassenjournale, Kundendaten und den Artikelstamm.

• Buchhaltung: Berichte lädst du als PDF herunter, die meisten lassen sich vorher eingrenzen.

• Kundendaten und Artikel: Beide haben eine eigene Exportfunktion, den Artikelstamm erhältst du als Excel-Datei.

• Jahresabschluss: Nach dem Abschluss erstellt Klara die wichtigsten Dokumente für eine lokale Archivierung.

Brauchst du für den Import ins neue Programm Buchhaltungsdaten als CSV oder Excel, frag beim Klara-Support nach, welche Exporte dafür vorgesehen sind.

Welcher Stichtag eignet sich für den Wechsel?

Am einfachsten ist der Beginn des Geschäftsjahres. Du schliesst das alte Jahr im bisherigen System ab und startest im neuen Programm mit der Eröffnungsbilanz: Bilanzkonten übernimmst du mit den Schlusssaldi, Erfolgskonten starten bei null. Wenn du die Begriffe auffrischen willst, hilft der Beitrag Buchhaltungsgrundlagen einfach erklärt.

Steht der Abschluss am Stichtag noch nicht fest, erfasst du provisorische Saldi. Sobald der Abschluss vorliegt, korrigierst du die Eröffnungsbilanz.

Unterjährig geht es auch. Lege den Stichtag auf ein Monats- oder Quartalsende, das zu deiner MWST-Abrechnungsperiode passt. Die Saldi per Stichtag erfasst du als Eröffnungsbuchung, dabei auch die Erfolgskonten, damit die Erfolgsrechnung am Jahresende vollständig ist. Die laufende MWST-Periode schliesst du im alten System ab und rechnest sie innert 60 Tagen nach Ablauf der Periode mit der ESTV ab.

Rechnest du jährlich ab, endet die MWST-Periode erst mit dem Jahr. Ein Wechsel per Jahresende erspart dir dann, MWST-Daten aus zwei Systemen zusammenzuführen.

Was übernimmst du in die neue Software?

Für den laufenden Betrieb brauchst du Eröffnungssaldi, offene Posten, Stammdaten und Bankkonten. Alles andere ist optional.

• Eröffnungssaldi: alle Bilanzkonten per Stichtag, bei einem unterjährigen Wechsel auch die Erfolgskonten.

• Offene Posten: jede offene Debitoren- und Kreditorenrechnung einzeln, mit Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit, damit sich spätere Zahlungen zuordnen lassen. Achte darauf, dass der Saldo des Debitoren- oder Kreditorenkontos nicht doppelt entsteht, einmal über die Eröffnungsbuchung und einmal über die importierten Rechnungen.

• Stammdaten: Kontakte, Artikel, Kontenplan und MWST-Codes. Ab November 2026 gilt für QR-Rechnungen und Zahlungen nur noch die strukturierte Adresse. Prüfe deshalb, ob Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort beim Import in getrennten Feldern landen.

• Bankkonten: IBAN, QR-IBAN falls vorhanden und die Bankanbindung. Kontobewegungen übernimmst du ab dem Stichtag. Alte Zahlungsvorlagen erfasst du besser neu, denn ab dem 20. November 2026 werden Zahlungen ohne strukturierte Adresse nicht mehr verarbeitet.

Bereits bezahlte Rechnungen und alte Buchungen musst du nicht zwingend übernehmen. Sie können im Archiv bleiben, solange sie dort lesbar und prüfbar sind. Manche Anbieter übernehmen auch historische Daten, wenn du deine Buchhaltung migrierst. Dann hast du alles an einem Ort, die Exporte aus dem alten System bleiben trotzdem dein Nachweis.

Was gilt beim Softwarewechsel für die Aufbewahrungspflicht?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie Geschäftsbericht und Revisionsbericht musst du zehn Jahre aufbewahren, die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Die Unterlagen des Geschäftsjahres 2026 bewahrst du also bis Ende 2036 auf. Geschäftsbericht und Revisionsbericht gehören schriftlich und unterzeichnet ins Archiv. Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) konkretisiert, was das für den Wechsel heisst:

• Verfügbarkeit (Art. 6): Bis zum Ende der Frist müssen berechtigte Personen die Unterlagen innert angemessener Frist einsehen und prüfen können.

• Integrität (Art. 3): Änderungen müssen feststellbar sein.

• Datenmigration (Art. 10): Überträgst du Daten in ein anderes Format oder auf einen anderen Informationsträger, müssen Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben. Die Übertragung ist zu protokollieren, das Protokoll bewahrst du zusammen mit den Daten auf.

• Arbeitsanweisungen (Art. 4): Die Dokumentation zu Abläufen und Programmen bewahrst du gleich lang auf wie die Bücher, die damit geführt wurden.

Für den Wechsel heisst das: Die alten Daten müssen auch nach der Kündigung lesbar und prüfbar bleiben. Exportiere sie vollständig und lege sie an einem sicheren Ort ab, oder übernimm sie in ein System, das revisionssicher archiviert. Eine Ausnahme betrifft Liegenschaften: Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen verlangt das MWST-Gesetz 20 Jahre lang.

Wie kontrollierst du die Buchhaltung nach dem Wechsel?

Du gleichst die Zahlen im neuen Programm Konto für Konto mit dem alten System ab. Erst dann ist der Wechsel abgeschlossen.

• Saldi: Die Saldobilanz per Stichtag muss in beiden Systemen identisch sein.

• Bankkonten: Der Saldo im neuen Programm entspricht dem Kontoauszug per Stichtag.

• Offene Posten: Die Summe der offenen Rechnungen entspricht dem Saldo des Debitoren- und des Kreditorenkontos.

• QR-Rechnung: Erstelle eine Testrechnung an dich selbst, scanne sie mit der Banking-App und prüfe Konto, Referenz und Adresse. Zur Selbstkontrolle stellt SIX ein Validierungsportal für den Swiss QR Code bereit.

• Treuhand: Lass deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder die Eröffnungsbuchung prüfen, bevor du die erste MWST-Abrechnung aus dem neuen System einreichst.

Welche typischen Fehler solltest du vermeiden?

Fast jedes Problem entsteht, weil ein Schritt zu früh, zu spät oder gar nicht passiert.

• Vor dem Export gekündigt: Nach Vertragsende fehlen Journal, Belege oder MWST-Daten.

• MWST-Periode nicht abgeschlossen: Umsätze und Vorsteuern einer Periode verteilen sich auf zwei Systeme.

• Offene Posten vergessen: Zahlungseingänge lassen sich keiner Rechnung zuordnen, Mahnungen fehlen.

• Belege nicht gesichert: Die Buchungen sind exportiert, die Belege dazu nicht.

• Bankanbindung und Schnittstellen nicht getestet: Kontoauszüge fehlen oder kommen doppelt, angebundene Tools liefern keine Daten mehr.

So läuft der Wechsel zu nextesy

Bei nextesy übernimmt unser Team die Datenmigration, inklusive historischer Daten. Der Ablauf hat drei Schritte:

1. Rechnung zeigen: Du schickst die aktuelle Rechnung deines bisherigen Anbieters und erstellst einen Testaccount.

2. Restlaufzeit: Bis dein altes Abo ausläuft, zahlst du CHF 1 pro Monat (Switch-Tarif) und hast vollen Zugriff auf alle Funktionen.

3. Übergang: Endet das alte Abo, wechselst du automatisch in den regulären Tarif.

Die Dokumentenverwaltung mit Archivierung ist in jedem Paket enthalten, die Buchführung ist revisionssicher nach OR und GeBüV. Die Daten liegen in zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz. Deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder lädst du direkt ein, so kann sie oder er die Eröffnungsbuchung prüfen. Der Support kommt aus der Schweiz und ist in jedem Plan ohne Aufpreis enthalten. Du lieferst die Unterlagen, die unser Team dafür braucht, wählst das Wunschdatum und gleichst die Zahlen danach mit deinem alten System ab. Alle Optionen für einen Wechsel findest du auf den Seiten Alternative zu bexio und Alternative zu Klara. Wie sich die beiden Programme unterscheiden, zeigt nextesy vs. bexio: Schweizer Buchhaltungssoftware im Vergleich.

Häufige Fragen

Wie wechsle ich von bexio oder Klara zu einer anderen Buchhaltungssoftware?

Der Wechsel folgt bei beiden Programmen demselben Ablauf. Du prüfst zuerst Kündigungsfrist und Vertragsende, sicherst danach sämtliche Daten und richtest das neue Programm parallel ein. Anschliessend legst du einen Stichtag fest, erfasst Eröffnungssaldi und offene Posten und gleichst die Zahlen mit dem alten System ab. Erst wenn alles stimmt und die Exporte sicher abgelegt sind, kündigst du. Für die einzelnen Exportschritte sind die offiziellen Hilfeseiten von bexio und Klara massgebend, weil sich Menüs mit neuen Versionen ändern können.

Welche Daten muss ich vor dem Wechsel der Buchhaltungssoftware exportieren?

Exportiere alles, was du zum Weiterbuchen und als Nachweis brauchst: Kontenplan mit Saldi, Journal und Kontoblätter, Kontakte, Listen der offenen Debitoren und Kreditoren, Rechnungen und Offerten, Belege sowie MWST-Abrechnungen. Nutzt du Artikel, Zeiterfassung oder Lohn, gehören diese Daten dazu. Für den Import eignen sich CSV- oder Excel-Dateien, fürs Archiv PDF-Berichte. Sichere jedes Geschäftsjahr separat und kontrolliere stichprobenweise, ob die Dateien vollständig und lesbar sind, bevor du den Zugang verlierst.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um die Buchhaltungssoftware zu wechseln?

Der einfachste Zeitpunkt ist der Beginn eines neuen Geschäftsjahres, bei einem Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr also der 1. Januar. Plane einige Wochen Vorlauf ein, damit Exporte, Einrichtung und Tests vor dem Stichtag erledigt sind. Ein unterjähriger Wechsel ist ebenfalls möglich, am besten auf das Ende einer MWST-Abrechnungsperiode. Ungünstig sind Wochen kurz vor einer MWST-Frist. Bedenke ausserdem, dass du den Abschluss des Vorjahres noch im alten System erstellst und dafür Zugriff brauchst.

Wie übernehme ich Saldi und offene Rechnungen in die neue Software?

Die Saldi aller Bilanzkonten per Stichtag erfasst du als Eröffnungsbuchung, zum Beispiel gegen ein Eröffnungsbilanzkonto. Offene Rechnungen importierst oder erfasst du einzeln mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit, damit spätere Zahlungen zugeordnet werden können. Der Saldo des Debitoren- oder Kreditorenkontos darf nur einmal entstehen: entweder über die Eröffnungsbuchung oder über die importierten Rechnungen. Wie das geht, hängt von der neuen Software ab. Zum Schluss vergleichst du die Summen mit den Listen aus dem alten System und lässt die Eröffnung von der Treuhand gegenprüfen.

Was gilt beim Softwarewechsel für die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren?

Die zehnjährige Frist gilt unabhängig davon, welche Software du nutzt. Sie beginnt mit Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Für das Geschäftsjahr 2026 läuft sie also bis Ende 2036. Kündigst du ein Programm, müssen die Unterlagen trotzdem bis zum Fristende einsehbar und prüfbar bleiben. Das erreichst du mit vollständigen Exporten an einem gesicherten Ort oder mit einer Übernahme in ein revisionssicheres Archiv. Für bestimmte Unterlagen zu Liegenschaften verlangt das MWST-Gesetz 20 Jahre.

Muss ich doppelt bezahlen, wenn mein alter Vertrag noch läuft?

Ein laufender Vertrag endet nicht mit dem Wechsel, sondern zum vereinbarten Termin. Bis dahin schuldest du die vertraglichen Gebühren, auch wenn du bereits im neuen Programm arbeitest. Deshalb lohnt es sich, Kündigungsfrist und Vertragsende früh zu prüfen und den Stichtag darauf abzustimmen. Einige Anbieter haben Wechseltarife, die während der Restlaufzeit des alten Vertrags gelten, bei nextesy ist das der Switch-Tarif. Nutze die verbleibende Laufzeit für vollständige Exporte und den Abgleich der Zahlen.

Dein nächster Schritt

Lade heute die Exporte deines letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres herunter und lege die Checkliste oben neben deinen Vertrag. Wenn du nextesy prüfen willst, teste nextesy 14 Tage gratis ohne Kreditkarte, parallel zum alten System.