Erfolgsrechnung in der Schweiz: Aufbau, Stufen und Beispiel einfach erklärt

Was ist eine Erfolgsrechnung, und wozu brauchst du sie?

Die Erfolgsrechnung beantwortet genau eine Frage: Hat dein Unternehmen in einer Periode mehr Ertrag erzielt, als es Aufwand hatte? Die Formel ist denkbar einfach: Ertrag minus Aufwand ergibt Gewinn oder Verlust. Alles andere baut auf diesem Kern auf.

In der Schweiz ist der Begriff «Erfolgsrechnung» üblich. In Deutschland und Österreich heisst dasselbe Dokument «Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)». Das Prinzip ist gleich, die gesetzlichen Gliederungsvorschriften unterscheiden sich aber im Detail.

Das Ergebnis wird nicht nur von dir selbst gelesen: Banken nutzen die Erfolgsrechnung für Kreditentscheide, das Steueramt für die Veranlagung, und das Management steuert mit ihr das Unternehmen. Wer die Grundlagen kennen will, findet auf nextesy.com weiterführende Buchhaltungs-Grundlagen für KMU.

Wer muss eine Erfolgsrechnung erstellen?

Ob du eine Erfolgsrechnung erstellen musst, hängt von deiner Rechtsform und deinem Umsatz ab. AG, GmbH und Genossenschaft sind immer verpflichtet. Einzelfirmen und Personengesellschaften erst ab CHF 500'000 Umsatz, darunter genügt eine einfache Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage.

Ausnahmen gelten für kleinere Vereine und Stiftungen: Sie müssen ebenfalls nur Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage aufzeichnen.

Die Rechtsgrundlage steht in Art. 957 OR für die Buchführungspflicht und in Art. 958 Abs. 2 OR für die Jahresrechnung. Auch wer nicht gesetzlich verpflichtet ist, profitiert: Die Erfolgsrechnung macht Kostentreiber sichtbar und erleichtert Gespräche mit Treuhänder und Bank.

Wie ist die Erfolgsrechnung aufgebaut?

Die Erfolgsrechnung stellt die Erträge einer Periode den Aufwänden gegenüber, die dafür angefallen sind. In der Praxis wird sie meist in Staffelform dargestellt: Oben steht der Ertrag, darunter werden die Aufwände Schritt für Schritt abgezogen, bis am Ende der Gewinn oder Verlust übrig bleibt. Die Gliederung folgt dem Kontenrahmen KMU, dem De-facto-Standard für kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz. Der Betriebsertrag steht in Klasse 3, die betrieblichen Aufwände in den Klassen 4 bis 6, Nebenerfolge sowie ausserordentliche und betriebsfremde Posten in den Klassen 7 und 8.

Ertragsseite (Kontenklasse 3):

• Produktionserlöse (Konto 3000), Handelserlöse (Konto 3200) und Dienstleistungserlöse (Konto 3400) nach Kontenrahmen KMU

Aufwandseite (Kontenklassen 4 bis 6):

• Klasse 4: Material- und Warenaufwand

• Klasse 5: Personalaufwand

• Klasse 6: Übriger Betriebsaufwand, Abschreibungen und Finanzerfolg

Weitere Erfolge (Kontenklassen 7 und 8)

• Klasse 7: Betrieblicher Nebenerfolg

• Klasse 8: Betriebsfremder, ausserordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand und Ertrag sowie direkte Steuern

Was eine Erfolgsrechnung mindestens enthalten muss, schreibt das Gesetz vor (Art. 959b Abs. 2 OR): Nettoerlöse, Bestandesänderungen an unfertigen und fertigen Erzeugnissen sowie an nicht fakturierten Dienstleistungen, Materialaufwand, Personalaufwand, übriger betrieblicher Aufwand, Abschreibungen, Finanzaufwand und Finanzertrag, betriebsfremder Aufwand und Ertrag, ausserordentliche Posten, direkte Steuern und am Schluss der Jahresgewinn oder Jahresverlust. Diese Gliederung gilt für die Produktionserfolgsrechnung, für die Absatzerfolgsrechnung gibt es eine eigene.

Für den Aufbau gibt es zwei Möglichkeiten. Die meisten Schweizer KMU verwenden die Produktionserfolgsrechnung, die Aufwände nach ihrer Art gliedert, also zum Beispiel Material oder Personal. Erlaubt ist auch die Absatzerfolgsrechnung, die Aufwände danach ordnet, wofür sie angefallen sind, etwa für Herstellung, Vertrieb oder Verwaltung.

Wichtig: Erträge und Aufwände dürfen nicht miteinander verrechnet werden. Wer zum Beispiel Mieteinnahmen hat und selbst Miete zahlt, muss beide Beträge einzeln ausweisen.

Einstufig oder mehrstufig: Was ist der Unterschied?

Die einstufige Erfolgsrechnung zeigt dir, ob du Gewinn gemacht hast. Die mehrstufige zeigt dir, wo er entstanden ist.

Bei der einstufigen Form werden alle Erträge zusammengezählt und alle Aufwände abgezogen. Am Ende steht ein einziges Ergebnis: Gewinn oder Verlust. Das ist schnell gemacht und reicht für kleine Unternehmen mit einfacher Struktur.

Die mehrstufige Form rechnet in Etappen:

1. Bruttogewinn: Nettoerlös minus Material- und Warenaufwand

2. EBITDA: Bruttogewinn minus Personalaufwand und übriger Betriebsaufwand

3. EBIT: EBITDA minus Abschreibungen

4. Reingewinn: EBIT plus oder minus Finanzerfolg und übrige Posten (Nebenerfolg, betriebsfremde und ausserordentliche Posten), abzüglich Steuern

So siehst du auf jeder Stufe, wo Geld verdient wird und wo es verloren geht. EBITDA und EBIT sind übliche Kennzahlen, das Gesetz schreibt sie aber nicht vor.

Was ist der Unterschied zwischen Erfolgsrechnung und Bilanz?

Erfolgsrechnung und Bilanz zeigen beide den Gewinn, aber aus verschiedenen Blickwinkeln: die Erfolgsrechnung als Periode, die Bilanz als Momentaufnahme an einem bestimmten Stichtag (wie z.B. am Jahresende).

Die beiden hängen direkt zusammen: Der Gewinn aus der Erfolgsrechnung erhöht das Eigenkapital in der Bilanz, ein Verlust verringert es. Der Betrag muss in beiden genau gleich sein.

Zusammen mit dem Anhang bilden Erfolgsrechnung und Bilanz die Jahresrechnung (Art. 958 OR). Jede AG und GmbH muss sie erstellen. Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatz erstellen Bilanz und Erfolgsrechnung, auf den Anhang dürfen sie meist verzichten.

Wie erstellst du eine Erfolgsrechnung? Schritt für Schritt erklärt

Eine Erfolgsrechnung zu erstellen folgt immer dem gleichen Ablauf, ob du ein Einzelunternehmen oder eine GmbH führst. Die fünf Schritte unten zeigen dir, wie es geht.

Schritt 1: Belege sammeln

Alle Belege und Bankauszüge für den Zeitraum zusammensuchen. Ohne vollständige Unterlagen fehlen Buchungen, und das Ergebnis stimmt nicht.

Schritt 2: Konten zuordnen

Jeden Beleg dem richtigen Konto des Kontenrahmens KMU zuordnen, zum Beispiel Miete auf Konto 6000 «Mietaufwand» oder Löhne auf Konto 5000 «Lohnaufwand». Die korrekte Kontierung ist die Grundlage jeder Auswertung, denn ein falsch zugeordneter Beleg verfälscht alle Zwischenergebnisse.

Schritt 3: Abschlussbuchungen

Am Jahresende kommen Buchungen dazu, für die es keinen externen Beleg gibt: Abschreibungen auf Geräte oder Fahrzeuge und Beträge, die zeitlich ins andere Jahr gehören, wie zum Beispiel eine Versicherungsprämie, die im Dezember für das ganze nächste Jahr bezahlt wurde. Für diese Buchungen erstellst du einen internen Beleg, zum Beispiel eine Abschreibungstabelle.

Schritt 4: Ergebnis berechnen

Fasse die Konten nach dem Kontenrahmen KMU in Gruppen zusammen, also Erlöse, Materialaufwand, Personalaufwand, übriger Betriebsaufwand und Abschreibungen. Zieh dann die Aufwände schrittweise vom Ertrag ab. So erhältst du die Zwischenergebnisse und am Schluss den Gewinn oder Verlust. Die meisten Buchhaltungsprogramme erledigen diesen Schritt automatisch.

Schritt 5: Mit der Bilanz abgleichen

Den Reingewinn der Erfolgsrechnung mit dem Gewinn in der Bilanz abgleichen. Beide Beträge müssen identisch sein. Weichen sie ab, steckt irgendwo ein Buchungsfehler.

Drei Fehler, die Anfangenden häufig passieren:

• MWST als Ertrag buchen: Bei effektiver Abrechnungsmethode enthält eine Rechnung über CHF 10'810 (inkl. 8,1 % MWST) nur CHF 10'000 Ertrag. Die MWST wird der ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) abgeführt und ist kein eigener Ertrag. Mehr dazu unter MWST in der Schweiz.

• Abschreibungen vergessen: Ein Computer für CHF 2'400 wird in der Regel über seine Nutzungsdauer abgeschrieben, zum Beispiel mit CHF 800 pro Jahr über drei Jahre. Wer das Gerät als Anlage erfasst, die jährliche Abschreibung aber vergisst, weist zu hohe Gewinne aus.

• Periodenabgrenzung ignorieren: Die im Dezember bezahlte Januar-Miete ist Aufwand des neuen Jahres. Im alten Jahr wird sie deshalb als aktive Rechnungsabgrenzung erfasst. Wer das vergisst, verschiebt Aufwände ins falsche Jahr und verfälscht das Ergebnis.

Beispiel: So sieht eine Erfolgsrechnung aus

An diesem Beispiel siehst du Schritt für Schritt, wie aus dem Umsatz ein Reingewinn wird. Die Zahlen stammen von einer Muster-Einzelfirma mit einer angestellten Person für das Geschäftsjahr 01.01. bis 31.12.2026.

Der Bruttogewinn von CHF 104'000 zeigt, was nach dem Warenaufwand übrig bleibt. Der EBITDA von CHF 30'200 zeigt, was das operative Geschäft nach Personal- und Betriebsaufwand abwirft. Nach den Abschreibungen bleibt ein EBIT von CHF 27'200, und nach dem negativen Finanzerfolg von CHF 1'200 ein Reingewinn von CHF 26'000. Steuern tauchen hier nicht auf, weil eine Einzelfirma keine eigenen Gewinnsteuern zahlt. Der Gewinn wird beim Inhaber privat als Einkommen versteuert und ist zudem AHV-pflichtig.

Erfolgsrechnung automatisch erstellen mit Buchhaltungssoftware

Wer Belege und Zahlungen laufend erfasst, muss die Erfolgsrechnung nicht mehr selbst zusammenstellen. Eine Buchhaltungssoftware wie nextesy erstellt sie automatisch aus deinen Buchungen, denn der Kontenrahmen KMU ist bereits hinterlegt. So siehst du jederzeit, wie dein Geschäft läuft, und nicht erst beim Jahresabschluss. Gerade wer ein Unternehmen neu gründet, spart sich damit das Aufsetzen der Kontenstruktur und kann direkt loslegen.

Häufige Fragen zur Erfolgsrechnung

Was sind die Stufen der Erfolgsrechnung?

Die mehrstufige Erfolgsrechnung rechnet in Etappen. Zuerst zieht sie vom Nettoerlös den Warenaufwand ab, das ergibt den Bruttogewinn. Nach Personal- und übrigem Betriebsaufwand folgt der EBITDA, nach den Abschreibungen der EBIT. Am Schluss werden Finanzerfolg und allfällige Steuern verrechnet, und es bleibt der Reingewinn.

Was ist der Unterschied zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung?

Die Bilanz zeigt Vermögen und Schulden an einem bestimmten Stichtag. Die Erfolgsrechnung zeigt Ertrag und Aufwand über einen ganzen Zeitraum. Der Reingewinn aus der Erfolgsrechnung fliesst direkt ins Eigenkapital der Bilanz; beide Dokumente sind nach OR untrennbar miteinander verbunden.

Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung in der Schweiz?

«Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)» ist der in Deutschland und Österreich gebräuchliche Begriff für das, was in der Schweiz «Erfolgsrechnung» heisst. Das Prinzip ist gleich, die gesetzlichen Gliederungsvorschriften unterscheiden sich aber im Detail. Das Obligationenrecht (OR) verwendet konsequent den Begriff «Erfolgsrechnung».

Muss ich als Einzelfirma eine Erfolgsrechnung erstellen?

Ab CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr, ja. Dann gilt die volle Buchführungspflicht nach Art. 957 OR, inklusive Bilanz und Erfolgsrechnung. Darunter reicht eine einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Eine Erfolgsrechnung lohnt sich aber auch freiwillig: Du siehst, wo dein Geld hingeht, und hast eine gute Grundlage für Gespräche mit Treuhänder oder Bank.