Buchhaltung und Datenschutz: Machst du diese Fehler mit deinen Geschäftsdaten?
Datenschutz in der Buchhaltung bedeutet, dass alle persönlichen Daten, die du im Rahmen deiner Buchführung verarbeitest, den gesetzlichen Anforderungen entsprechen müssen. In der Schweiz gilt seit 2023 das neue Datenschutzgesetz (DSG). Wer auch Kundinnen und Kunden in der EU hat, muss zusätzlich die europäische Datenschutzregel (DSGVO) einhalten. Cloud-Buchhaltungssoftware spielt dabei eine zentrale Rolle, weil die Daten auf externen Servern gespeichert werden.
Was bedeutet Datenschutz in der Buchhaltung?
Wer eine Buchhaltung führt, verarbeitet täglich persönliche Daten: Namen und Adressen von Kundschaft und Lieferierenden, Bankverbindungen sowie Lohnabrechnungen. Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt seit dem 1. September 2023 für alle Unternehmen in der Schweiz, die Daten über Personen verarbeiten, egal wie gross das Unternehmen ist oder welche Rechtsform es hat.
Wer eine Cloud-Buchhaltungssoftware einsetzt, gibt die Datenspeicherung an einen externen Anbieter weiter. Das Gesetz schreibt deshalb vor, dass du mit dem Anbieter einen schriftlichen Vertrag über den Umgang mit deinen Daten abschliessen musst. Falls durch die Datenverarbeitung ein hohes Risiko für Betroffene entsteht, kann ausserdem eine schriftliche Risikoeinschätzung notwendig werden. Tritt trotz aller Vorkehrungen eine schwerwiegende Datenpanne ein, musst du diese der zuständigen Behörde melden.
Schweizer DSG oder europäische DSGVO: Welches Gesetz gilt für dein Unternehmen?
Ob du dich ans Schweizer Datenschutzgesetz, an die europäischen Datenschutzregeln oder an beide halten musst, hängt davon ab, mit wem du Geschäfte machst.
Merkmal | Schweizer DSG | Europäische DSGVO |
|---|---|---|
Wer ist betroffen? | Alle Unternehmen mit Sitz in der Schweiz | Zusätzlich, wenn du Daten von Personen in der EU verarbeitest |
Mögliche Bussen | Bis CHF 250'000 gegen verantwortliche Personen | Bis 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder EUR 20 Mio. gegen das Unternehmen |
Aufwand | Weniger umfangreiche Dokumentationspflichten | Mehr Dokumentations- und Nachweispflichten |
Datenspeicherung im Ausland | Schweizer Behörde legt sichere Länder fest | EU-Kommission legt sichere Länder fest |
Für die Speicherung von Daten in Ländern ohne anerkanntes Schutzniveau brauchen beide Regelwerke eine besondere vertragliche Absicherung mit dem Anbieter. Wer als Schweizer Unternehmen mit Kundschaft in der EU zusammenarbeitet, muss beide Regelwerke gleichzeitig einhalten. Das ist wichtig bei der Wahl der Software und bei der Vertragsgestaltung mit dem Anbieter.
Warum Datenspeicherung in der Schweiz von Vorteil ist
Ob deine Buchhaltungsdaten auf einem Schweizer Server oder im Ausland gespeichert werden, hat konkrete rechtliche Auswirkungen.
Wenn deine Daten in der Schweiz gespeichert sind, profitierst du von mehreren Vorteilen:
Kein Datentransfer ins Ausland: Wer Daten ins Ausland überträgt, muss sicherstellen, dass das Zielland ein anerkanntes Datenschutzniveau hat oder eine besondere vertragliche Absicherung mit dem Anbieter vorliegt. Bei einem Schweizer Serverstandort entfällt dieser Aufwand vollständig.
Einfachere Compliance: Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt direkt und ohne Umwege. Du musst keine zusätzlichen Anforderungen erfüllen, die sich aus einem ausländischen Rechtsrahmen ergeben.
Klare Zuständigkeit: Bei Fragen oder Problemen ist ausschliesslich der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) zuständig. Das vereinfacht die Kommunikation mit Behörden erheblich.
Schweizer Datenschutzstandards: Daten, die in der Schweiz gespeichert sind, unterliegen dem Schweizer Datenschutzrecht, das international als streng und zuverlässig gilt.
Technisch ist auch ein EU-Serverstandort möglich, sofern das betreffende Land von der Schweiz als sicher anerkannt ist. Entscheidend ist, dass du weisst, wo deine Daten gespeichert werden, und dass dies in den Datenschutzrichtlinien des Anbieters klar dokumentiert ist.
Welche Buchhaltungsdaten sind besonders schützenswert?
Nicht alle Daten in einer Buchhaltung sind gleich sensibel, aber Lohnunterlagen, Bankdaten und Steuerinformationen gehören zu den empfindlichsten Kategorien.
Lohndaten inkl. AHV-Nummern: Lohnunterlagen erfordern besondere Sorgfalt. Die AHV-Nummer ist eine eindeutige Personenidentifikationsnummer und darf nur für gesetzlich vorgesehene Zwecke verwendet werden.
Bankverbindungen von Kundschaft und Lieferierenden: Kontonummern ermöglichen direkte Zahlungen und müssen besonders gut gegen unbefugten Zugriff geschützt werden.
Steuerlich relevante Umsatzdaten: Diese Daten werden an die Steuerbehörden übermittelt. Sowohl die Richtigkeit der Daten als auch ihr Schutz beim Versand müssen gewährleistet sein.
Mahnungs- und Inkassodaten: Das Zahlungsverhalten von Kundschaft ist eine persönliche Information, die Rückschlüsse auf deren finanzielle Lage zulässt und deshalb vertraulich behandelt werden muss.
Das Schweizer Datenschutzgesetz unterscheidet zwischen normalen Personendaten und besonders schützenswerten Personendaten. Zu Letzteren zählen etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zu Schulden, für die strengere Regeln gelten. Das ist direkt relevant für deine Buchhaltung: Wer Lohndaten mit Krankheitsbezug oder Inkassoinformationen verarbeitet, muss besonders sorgfältig vorgehen.
Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht: Wie geht das zusammen?
Das Obligationenrecht schreibt vor, dass Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Das Datenschutzgesetz verlangt gleichzeitig, dass Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Diese beiden Regeln widersprechen sich nur scheinbar: Solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren läuft, hat diese Pflicht Vorrang. Die Daten müssen aufbewahrt werden, weil das Gesetz es so vorschreibt. Nach Ablauf der zehn Jahre entfällt dieser Grund, und die Daten müssen gelöscht oder so verändert werden, dass kein Rückschluss auf Personen mehr möglich ist.
Die Datenschutzbehörde kann bei Verstössen gegen Löschpflichten eingreifen. Es empfiehlt sich deshalb, Löschfristen bereits bei der Einführung einer Software schriftlich festzulegen.
Merksatz: Die Aufbewahrungspflicht schützt dich vor vorzeitiger Löschung. Nach Ablauf der Frist schützt das Datenschutzgesetz die Betroffenen vor unnötig langer Datenspeicherung. Gute Buchhaltungssoftware bildet dieses Spannungsfeld ab, indem sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch auf Löschbedarf hinweist oder die Daten anonymisiert, ohne dass du manuell eingreifen musst.
Technische Schutzmassnahmen für Buchhaltungsdaten
Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche, sondern auch eine technische Aufgabe. Das Datenschutzgesetz verpflichtet ausdrücklich dazu, geeignete technische Massnahmen umzusetzen. Die folgenden fünf Massnahmen bilden den Mindeststandard für jede Cloud-Buchhaltungslösung.
Verschlüsselte Datenübertragung
Massnahme: Verschlüsselte Verbindung zwischen deinem Browser und dem Server des Anbieters
Zweck: Verhindert, dass Daten beim Übertragen abgefangen werden können.
Worauf du achtest: In der Adressleiste deines Browsers sollte «https» und ein Schlosssymbol zu sehen sein.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Massnahme: Beim Einloggen wird neben dem Passwort ein zweiter Bestätigungsschritt verlangt (z. B. ein Code per SMS oder App).
Zweck: Schützt den Zugang, selbst wenn jemand dein Passwort kennt.
Worauf du achtest: Diese Option sollte für alle Nutzenden verpflichtend einstellbar sein, nicht nur optional.
Zugriffsrechte nach Rolle
Massnahme: Verschiedene Nutzende bekommen nur Zugriff auf die Daten, die sie für ihre Arbeit wirklich brauchen.
Zweck: Verhindert, dass z. B. jemand aus dem Verkauf die Lohndaten der Mitarbeitenden einsehen kann.
Worauf du achtest: Prüfe, ob du Zugriffsrechte flexibel und detailliert einstellen kannst.
Automatische Datensicherung
Massnahme: Der Anbieter erstellt regelmässig automatisch Sicherungskopien aller Daten.
Zweck: Verhindert Datenverlust bei technischen Problemen oder Cyberangriffen.
Worauf du achtest: Frage nach, wie oft Sicherungen erstellt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und wie schnell Daten im Notfall wiederhergestellt werden können. Die AI-gestützte Dokumentenverwaltung von nextesy automatisiert die Belegarchivierung, sodass Backups lückenlos bleiben.
Verschlüsselte Datenspeicherung
Massnahme: Die gespeicherten Daten auf dem Server sind verschlüsselt.
Zweck: Schützt deine Daten, selbst wenn jemand unbefugt auf den Server zugreift.
Worauf du achtest: Frage nach dem verwendeten Verschlüsselungsstandard. Ein guter Wert ist AES-256, was als besonders sicher gilt.
Worauf du bei einer datenschutzkonformen Buchhaltungssoftware achtest
Wer eine Buchhaltungssoftware auswählt, sollte fünf konkrete Fragen stellen, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Diese Fragen decken die häufigsten Probleme in der Praxis ab: fehlende Vertragsgrundlage, unklarer Speicherort der Daten und ungeregelte Löschprozesse.
Wo werden meine Daten gespeichert? (In der Schweiz, in der EU oder woanders?)
Gibt es einen schriftlichen Vertrag mit dem Anbieter darüber, wie er meine Daten verarbeitet und schützt?
Welche Verschlüsselung wird verwendet?
Wie werden Daten gelöscht, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist?
Werden weitere externe Dienstleister eingesetzt, z. B. für Zahlungen, und halten auch diese die Datenschutzregeln ein?
nextesy wurde von Grund auf für den Schweizer Markt entwickelt und speichert alle deine Daten in der Schweiz. Das bedeutet: kein Datentransfer ins Ausland, klare Zuständigkeit des EDÖB und volle Konformität mit dem Schweizer DSG, ohne zusätzliche vertragliche Absicherungen. MWST, AHV und Pensionskasse sind direkt im System integriert, nicht nachträglich angepasst. Dank AI erledigt nextesy den Grossteil der Buchhaltung automatisch, du kümmerst dich nur um Ausnahmen. Der Einstiegspreis liegt bei ab CHF 29 pro Monat für KMU und ab CHF 19 pro Monat für Treuhänder, mit einem 14-tägigen Testzugang ohne Vorauszahlung.
Häufige Fragen zu Datenschutz in der Buchhaltung
Was ist der Unterschied zwischen dem Schweizer Datenschutzgesetz und den europäischen Datenschutzregeln?
Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt seit dem 1. September 2023 für alle Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Die europäische Datenschutzregel (DSGVO) gilt zusätzlich, wenn ein Schweizer Unternehmen Daten von Personen in der EU verarbeitet. Die europäischen Regeln sind in der Regel strenger: Bei Verstössen drohen Bussen von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder EUR 20 Mio. gegen das Unternehmen. Das Schweizer Gesetz richtet Bussen bis CHF 250'000 gegen verantwortliche Personen. Für viele Schweizer KMU gelten beide Regelwerke gleichzeitig, sobald auch nur einzelne Kundinnen oder Kunden ihren Wohnsitz in der EU haben.
Was muss ich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz beachten?
Das Gesetz verpflichtet dich unter anderem dazu, persönliche Daten nur für den vorgesehenen Zweck zu verwenden, geeignete technische Schutzmassnahmen umzusetzen und schwerwiegende Datenpannen der zuständigen Behörde zu melden. Beim Einsatz einer Cloud-Buchhaltungssoftware brauchst du zudem einen schriftlichen Vertrag mit dem Anbieter, weil du die Datenverarbeitung an einen Dritten ausgelagerst. Bei Verstössen drohen Bussen bis CHF 250'000.
Was sind die Grundprinzipien des Schweizer Datenschutzgesetzes?
Das Gesetz verlangt, dass Daten rechtmässig und transparent verarbeitet werden, nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden, auf das Notwendige beschränkt bleiben und technisch gut geschützt sind. Zweckbindung bedeutet konkret: Lohndaten, die für die Lohnbuchhaltung erhoben wurden, dürfen nicht einfach für andere Zwecke genutzt werden. Datensparsamkeit heisst, dass du nur so viele persönliche Daten erhebst, wie für die Buchführung wirklich nötig sind.
Was muss ich bei einer Buchhaltungssoftware punkto Datenschutz beachten?
Du solltest prüfen, ob der Anbieter einen schriftlichen Vertrag über den Umgang mit deinen Daten anbietet, wo die Daten gespeichert werden, welche Verschlüsselung eingesetzt wird und wie die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Für Schweizer Unternehmen ist ein Serverstandort in der Schweiz oder in einem anerkannten sicheren Land empfehlenswert, weil dann keine zusätzlichen vertraglichen Absicherungen nötig sind. Lass dir alle wichtigen Dokumente schriftlich zusenden, bevor du den Vertrag unterzeichnest.
Wie wichtig ist die Datenspeicherung in der Schweiz?
Ein Schweizer Serverstandort vereinfacht die Einhaltung des Datenschutzgesetzes erheblich: Daten verlassen das Land nicht, es sind keine zusätzlichen Schutzmassnahmen für den Auslandstransfer nötig, und die Zuständigkeit des EDÖB ist klar geregelt. Technisch ist auch ein EU-Serverstandort möglich, sofern das betreffende Land als sicher anerkannt ist. Entscheidend ist, dass du weisst, wo deine Daten gespeichert werden, und dass dies in den Datenschutzrichtlinien des Anbieters klar dokumentiert ist.
Welche Buchhaltungssoftware speichert alle Daten in der Schweiz?
nextesy ist eine Schweizer Buchhaltungsplattform, die Daten auf Servern in der Schweiz speichert. Das bedeutet: kein Datentransfer ins Ausland, klare Zuständigkeit des EDÖB und volle Konformität mit dem Schweizer DSG, ohne zusätzliche vertragliche Absicherungen. Einmal eingerichtet, läuft die Buchhaltung dank AI weitgehend von selbst. Den genauen Serverstandort und alle weiteren Datenschutzdetails findest du in den Datenschutzrichtlinien von nextesy.
